HOME / LOCATION MANAGER

Locationmanager

De Locationmanager is een Officebooking app waarmee je gemakkelijk reserveringen kunt raadplegen en de beschikbaarheid van (bedrijfs)middelen kunt beheren.

Dit document is een algemene uitleg van de verschillende functies van de Locationmanager.

Je kunt je aanmelden door in het inlogscherm je gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen en de knop ‘inloggen’ te selecteren. Je gebruikersnaam is standaard het e-mail adres waarmee je bent aangemeld. Als je je wachtwoord kwijt bent of een nieuw wachtwoord wil aanvragen selecteer je de link: “Wachtwoord vergeten?”

Na het inloggen kom je op de sessiepagina.

Sessies zijn bedoeld om een overzicht te tonen van in gebruik genomen ‘assets’, bijvoorbeeld om aan te geven of een gebruiker ook ingecheckt is. Voor de e-bike actie wordt inchecken niet gebruikt.

Planner

Bij Planner kun je alle ruimtes en te reserveren middelen in één overzicht raadplegen. Je kunt reserveringen aanmaken door een tijdsblok te selecteren, verplaatsen en eventueel annuleren. Je kunt hier ook een reservering maken op naam van een andere gebruiker. Let op als je wijzigingen door voert in een reservering of de reservering annuleert ontvangt de gebruiker ook een e-mail bevestiging.

Bij de assets wordt de huidige statusinformatie getoond op basis van de bezetting van de ruimte. Als er een gebruiker is ingecheckt dan toont de stip bij het ‘asset’ een rode kleur, als er op dit moment een reservering is toont de stip een blauwe kleur. De reserveringen in het planningsoverzicht worden op dit moment ‘rood’ weergegeven, deze kleur geeft momenteel geen status weer.

Reservering aanmaken in de planner

Door met je muis een aantal tijdblokken te selecteren of te klikken op een tijdblok verschijnt de reserveringspopup. Je kunt hierin namens een gebruiker een reservering plaatsen in het gekozen asset op het geselecterde tijdstip. Je kunt in de popup ook amenities en genodigden toevoegen. Door de knop reserveren te selecteren wordt je reservering opgeslagen.

Reserveringen

In het reserveringsoverzicht onder ‘Reserveringen’ worden alle reserveringen op startdatum getoond. Standaard is ‘vandaag’ geselecteerd. Kies je bijvoorbeeld donderdag 12 mei dan worden alle reserveringen die op 12 mei beginnen weergegeven:

Als je een overzicht van de hele maand wil raadplegen kies je voor de knop ‘Alle reserveringen van deze maand’. Je kunt dit overzicht per maand raadplegen door met de pijltjes een andere maand te kiezen. In dit overzicht worden ook annuleringen getoond. Annuleringen zijn lichtgrijs weergegeven en zijn doorgestreept.

Reserveringsdetails opvragen

Door een reserveringsnummer te selecteren kun je de details van deze reservering (of annulering) opvragen.

Je kunt in dit scherm ook een reservering wijzigen of annuleren.

Kies om een reservering te wijzigen de knop wijzigen :

Je kunt hier de gegevens van de boeking aanpassen. De gebruiker ontvangt na het bewaren van de wijzigingen een e-mail waarin de gewijzigde boekingsgegevens zijn opgenomen.

Je kunt een boeking ook annuleren. Kies hiervoor de knop annuleren in het reserveringsoverzicht. De reservering wordt vervolgens geannuleerd en de gebruiker ontvangt een e-mail als bevestiging van de annulering.

Klantgegevens

Je kunt klantgegevens raadplegen door de naam van de klant te selecteren. We tonen hier alleen naam en contactgegevens.

 

Location

Via het menu item ‘Location’ kun je locatiegegevens beheren en wijzigen. Je kunt zelf afbeeldingen wijzigen en de teksten aanpassen.

Let op het e-mail adres is het adres waar alle reserveringsbevestigingen naar toe worden gestuurd. Voor het logo geldt dat voor de beste weergave van het logo in de locatie detail pagina een afbeelding met een verhouding van 200 bij 55 pixels wordt gebruikt.

De afbeeldingen van de locatie wordt het beste weergegeven in een verhouding van 4:3. Als je de afbeelding 800 bij 600 pixels maakt is de laadtijd van de foto niet te groot en wordt je foto nog mooi weergegeven.

Openingstijden

Je kunt op locatieniveau de openingstijden beheren. In principe kunnen gebruikers nog steeds buiten openingstijden reserveren maar de weergave binnen de verschillende applicaties is aangepast aan de door jouw opgegeven openingstijden en –dagen.

Workspaces

Workspaces worden gebruikt om de verdieping of specifieke plattegrond waar het object of ruimte zich bevindt weer te geven. Voor de e-bikes is dat niet van toepassing. Als hier geen afbeelding is geupload wordt standaard google maps weergegeven in het reserveringssysteem. Je hoeft hier niets te wijzigen. Een ‘Asset’ moet wel altijd aan een workspace gekoppeld zijn.  

Assets

Assets zijn ‘te reserveren objecten’ of bedrijfsruimtes. Door dit menu item te selecteren worden alle opgenomen ruimtes weergegeven en kan je eventueel een nieuwe ruimte of werkplek toevoegen.

Om boekingen te raadplegen kies je de knop [boeking].

Let op je kunt een ‘asset’ ook verwijderen. Als je een asset verwijderd verwijder je ook alle reserveringen van dat object!

Als je een asset wil ‘deactiveren’ kies je voor ‘bewerken’ en selecteer je de optie: disable bookings.

Werkruimte: de verdieping of gebouwdeel waar het ‘asset’ is geplaatst.

Tag code: we gebruiken per asset een unieke code.

Naam: dit is de volledige titel van het asset. De zoekfunctie doorzoekt ook deze term.

Beschrijving: je hebt hier ruimte voor een korte beschrijving, let op het aantal woorden mag niet groter zijn dan 350 woorden.

Let op text: Je hebt hier ruimte voor een aparte melding, bijvoorbeeld over de beschikbaarheid of bijzondere voorwaarden waaronder geboekt moet worden. Deze tekst wordt ook verstuurd in de bevestiging reservering en wordt getoond in de boekingsbevestiging.

External uid: eventuele tweede ID van het asset, bijvoorbeeld bij gebruik van sensoren.

Categorie: categorie asset

Plaatsen: als het asset meerdere plaatsen aanbiedt of voor meerdere personen beschikbaar is kun je dat hier aangeven, bijvoorbeeld het aantal plaatsen in een vergaderruimte of voertuig.

Prijs: indien van toepassing.

Time unit, Time offset en beschikbaar vanaf: dit zijn instellingen voor het reserveringsschema en startdag van je asset. In principe hoef je hier meestal niets aan te passen.

Time unit: type reserveringscherm,  voor een boeking over meerdere dagen is dat 2.

Time Offset: aantal eenheden waarin de asset beschikbaar wordt gesteld, bijvoorbeeld standaard drie uur of 5 dagen.

Beschikbaar vanaf: de vaste dag waarop een asset geboekt kan worden, bijvoorbeeld vrijdag voor een weekendreservering.

Let op deze instellingen zijn standaard voor een asset per half uur zonder specifieke startdagen. Als je hier aanpassingen maakt is het verstandig om even goed te testen!

Beschikbaarheid tonen: deze optie heeft betrekking op het tonen van de capaciteit van de ‘asset’. Als deze optie niet aan staat wordt de asset niet getoond in de zoekresultaten.

Niet reserveerbaar: Als je ‘asset’ tijdelijk niet beschikbaar is of niet gereserveerd kan worden zet je deze optie ‘aan’. Het asset kan niet gereserveerd worden.

Afbeeldingen:

Je kunt een afbeelding van je ‘asset’ uploaden via de knop ‘Selecteer een bestand’. Kies voor afbeeldingen een verhouding van 4:3 voor de beste weergave. De meeste foto’s zijn 800×600 pixels, als je zelf beeldmateriaal wil plaatsen probeer dan ook op dit formaat aan te leveren. Foto’s in een hogere resolutie kunnen wel 5 mb of meer zijn!

Activeer overlay: nvt

Je kunt jouw locatie en assets bekijken door in te loggen op het online reserveringstool: https://app.officebooking.net/

Mobiel

Officebooking heeft ook een mobiele app. In principe kunnen deelnemers deze ook downloaden en gebruiken om de fietsen te reserveren.

Daarnaast kan de website ook op een mobiele telefoon worden bekeken en kan een deelnemer een e-bike reserveren.

Melden van storingen, bugs of hulpvragen:

We ontvangen graag je feedback en ondersteuningsverzoeken op support@officebooking.net.

Vermeld daarbij je naam en eventuele contactgegevens.

Beschrijf je melding zo gedetailleerd mogelijk, eventueel met een schermafdruk en bijvoorbeeld browsertype. Als het een reservering betreft stuur je het reserveringsnummer mee en indien mogelijk de klantgegevens of e-mail adres van de klant.