Anonimiseren is het verwijderen van specifieke kenmerken van bijvoorbeeld een reservering waardoor deze reservering niet meer op een specifiek persoon is te herleiden. Pseudonimiseren is het verwijderen van dezelfde kenmerken maar waarbij je de identiteit van de gebruiker uiteindelijk nog wel kunt herleiden, bijvoorbeeld door een specifieke sleutel te gebruiken. Officebooking gebruikt beide technieken.

Je kunt een specifiek aantal dagen instellen waarna reserveringen en checkins geanonimiseerd moeten worden. Alle reserveringen en checkins worden gekoppeld aan een specifieke gebruiker. Dat kan een bestaande gebruiker zijn, als dat niet is ingesteld maakt het platform de gebruiker aan.

Hoe werkt het?

1 Om anonimiseren te activeren navigeer je naar Bedrijf in het menu en klik je op het tabje Archive. Hier voer je het aantal dagen in dat de gebruiker zichtbaar blijft en waarna de reservering/sessie geanonimiseerd wordt. Bijvoorbeeld, als je alle reserveringen van 21 dagen geleden wil anonimiseren voer je het getal ‘21’ in.

2 Selecteer de Geactiveerd box.

3 Klik hierna op Save om je instellingen op te slaan. Vanaf nu worden alle reserveringen van 21 dagen geleden geanonimiseerd.

Oorspronkelijke gebruiker vervangen

Anonimisatie vindt elke 24 uur (’s nachts) plaats. De oorspronkelijke organisator (gebruiker) van een reservering of check-in wordt vervangen door een standaard ‘anonieme’ gebruiker. Je kunt een bestaande gebruiker gebruiken, om de oorspronkelijke gebruiker mee te vervangen, door bij het UID van de gebruiker ANONYMOUS_USER in te voeren en de gebruiker te bewaren. Als je geen specifieke gebruiker kiest wordt standaard een ‘anonieme’ gebruiker aangemaakt.

90 dagen bedenktijd

Anonimiseren kan tot 90 dagen in het verleden teruggedraaid worden door Officebooking. Indien je je bedenkt dien je contact op te nemen met een support medewerker van Officebooking per e-mail. Na deze ‘bedenktijd’ worden alle oorspronkelijke gebruikersgegevens onherroepelijk verwijderd. Je kunt dan nog wel de bezettingsgegevens opvragen maar niet meer op basis van een specifieke gebruiker.