Het maken van een herhalende reservering is op dit moment enkel mogelijk vanuit de web app en voor Admins vanuit de OfficeAdmin. Zodra deze functionaliteit volledig ontwikkeld is, zal het ook mogelijk zijn om dit ook uit te voeren binnen de mobiele app. Let op: de functie van herhalende reservering is enkel te gebruiken als deze is geactiveerd door je organisatiebeheerder.
Regels voor een herhalende reservering
Het maken van een herhalende reservering is een kleine stap extra die je uitvoert binnen maken van een reservering. Echter zijn er wel een aantal punten waar je bij deze handeling extra goed op moet letten:
- De einddatum van de reeks van reserveringen mag niet verder dan 180 dagen in de toekomst liggen. Deze 180 dagen tellen vanaf nu. Het is dus niet mogelijk om een reeks in te plannen met de begindatum in januari 2022 en einddatum in maart 2022, want de einddatum is verder dan 180 dagen in de toekomst vanaf nu.
- De datum van de reservering zelf en de einddatum van de reserveringsreeks mag niet vallen op een dag waarop de locatie gesloten is. Mocht je deze foutmelding krijgen, controleer dan wat de openingstijden zijn van de locatie via ‘Locaties’ > ‘Wijzig’ > ‘Openingstijden’.
- Het is niet mogelijk om een reservering te maken op een moment dat er al een reservering staat. Het kan dus voorkomen dat een van de reserveringen binnen jouw reserveringsreeks (na het opslaan) ontbreken, omdat er al een bestaande reservering is gemaakt.
Let op: naast deze standaard regels is het mogelijk dat er voor jou op organisatieniveau of gebruikersniveau specifieke restricties zijn ingesteld. Bijvoorbeeld het maximaal aantal dagen vooruit te reserveren of het maximaal aantal reserveringen per week. Deze instellingen gelden ook bij het maken van een herhalende reservering en kunnen daarom conflict veroorzaken.
Weet je niet zeker wat er voor jou of voor jouw organisatie aan restricties is ingesteld, neem dan contact op met je organisatiebeheerder.
Herhalende reservering maken
Het maken van een herhalende reservering is een kleine stap extra die je uitvoert binnen het maken van een normale reservering. Voor specifieke instructies kun je ons artikel over het maken van een reservering in de web app lezen.
- Selecteer je locatie.
- Zoek de werkplek/ruimte/zone die je wil reserveren.
- Kies de datum en tijd van je reservering.
- Om de reservering te laten herhalen selecteer je het ‘Recursieve reservering’ schuifje onderaan de reserveringspop-up.
- Nu verschijnt er een venster waar in je kunt aangeven of je de reservering dagelijks of wekelijks wil laten herhalen. Bij de optie ‘Week’ selecteer je vervolgens de dagen waarop je de reservering wil laten herhalen (let op de openingstijden van de locatie).
- Kies vervolgens een einddatum voor de volledige reserveringsreeks.
- Selecteer de ‘Volgende’ knop om de details van je reservering te controleren.
- Selecteer hierna de ‘Opslaan’ knop om je herhalende reservering op te slaan.
Bevestigingsmail ontvangen
Na het maken van de herhalende reservering ontvang je twee bevestigingsemails. Één e-mail met de “hoofdreservering” en een tweede e-mail met alle hier op volgende reserveringen. Mocht er iets mis zijn met de reeks of een individuele reservering uit de reeks, dan zal dit in deze bevestigingsmail worden weergegeven.
Herhalende reserveringen wijzigen of annuleren
Het is op dit moment nog niet mogelijk de volledige reserveringsreeks in één keer te wijzigen of annuleren. Om deze reden zul je de reserveringen stuk voor stuk moeten wijzigen of annuleren. Wees hier van bewust en zorg dat je niet te ver vooruit reserveert.
Lees hier hoe je een gemaakte reservering wijzigt.
Lees hier hoe je een gemaakte reservering annuleert.
Problemen met het maken van de reservering
Lukt het niet deze herhalende reservering te maken of te wijzigen, neem dan contact op met de Officebooking contactpersoon binnen je organisatie.