HOME / SUPPORT / GEBRUIK OFFICEADMIN / GEBRUIKERS TOEVOEGEN

Gebruikers toevoegen

Als het goed is staat je OfficeAdmin beheeromgeving klaar en heb je de locaties, workspaces en assets toegevoegd. De volgende stap is het toevoegen van gebruikers. Dit kan op twee manieren: gebruikers kunnen zichzelf aanmelden bij de eigen bedrijfscommunity via de Officebooking sign-up pagina of de admin kan een gebruiker zelf toevoegen binnen de OfficeAdmin.

Gebruikers toevoegen via Officebooking Sign-up

Voor je begint zoek je eerst in het OfficeAdmin menu onder Bedrijf je eigen bedrijfscode op. Onder de algemene bedrijfsgegevens vind je de Tag prefix, ook wel Community code genoemd. Deze code bestaat uit drie cijfers of letters en is meestal een afkorting van de bedrijfsnaam. In het getoonde voorbeeld is de code WIL.

Ga nu naar de Officebooking sign-up pagina en voer je eigen code in. De nieuwe gebruiker kan vervolgens naam en emailadres opgeven.

Na registratie ontvang je op het opgegeven emailadres een tijdelijke link waarmee je de eigen registratie kan afronden. Hierbij dien je een geldig wachtwoord op te geven. Ook kunnen aanvullende gegevens voor het persoonlijke profiel worden ingevoerd. Je hebt nu met succes een nieuwe gebruiker toegevoegd.

Als je inlogt als OfficeAdmin, en het kopje Gebruikers in het menu selecteert, vind je de nieuw aangemaakte gebruiker. Je kan hier ook handmatig zelf nieuwe gebruikers toevoegen en activeren. Ook kan je hier bijzondere typen gebruikers aanmaken zoals Office Administrators en Locatie managers. Lees verder om er achter te komen hoe dit moet.

TIPS

Stel je bedrijfscode is TST. Dan kan je een directe link aanmaken door je bedrijfscode als volgt in de link op te nemen: https://app.officebooking.net/signup/#/user/TST. Deze link kun je weer makkelijk verspreiden in je communicatie binnen het bedrijf.

Voor een bedrijfsaccount kan je vooraf instellen welke domeinnamen van een emailadres worden geaccepteerd. Hiermee kan je regelen dat alleen eigen medewerkers zich kunnen aanmelden.

Voor het toevoegen van grotere aantallen gebruikers is het mogelijk om extra ondersteuning te krijgen van het Officebooking team. Op basis van een aangeleverd bestand (bijv. in CSV-formaat), gevuld met de juiste gegevensvelden, kunnen we alle medewerkers in een keer toevoegen. Ook is een koppeling met bijvoorbeeld Microsoft Active Directory mogelijk. Neem contact op voor meer informatie.

Gebruikers toevoegen in OfficeAdmin

Naast het aanmaken van gebruikers via de Officebooking Sign-up link, is het mogelijk gebruikers aan te maken in de OfficeAdmin beheeromgeving.

Je begint in het kopje Gebruikers in het OfficeAdmin menu. Daar klik je op Voeg gebruiker toe. Hier vul je alle gegevens van de gebruiker in. De belangrijkste stap is het bepalen welke rol het nieuwe account krijgt. Je hebt de keus uit: Gebruiker, Admin, Locationmanager of Device.

  • Gebruiker: Als ‘Gebruiker’ heb je standaard toegang tot Officebooking via de web app en de mobiele app. De rol is bedoeld voor elke eindgebruiker die de Officebooking app moet kunnen gebruiken en reserveringen moet kunnen maken, maar geen andere bijzondere rechten hoeft te hebben. Je kan navigeren tussen de voor jouw beschikbare locaties en beschikbare werkplekken of vergaderruimtes reserveren. Je hebt geen toegang tot de Officebooking beheeromgeving OfficeAdmin.
  • Beheerder/Admin: De beheerdersrol, ook wel ‘Admin’ genoemd, is een uitgebreidere versie van de ‘Gebruiker’ rol. Een ‘Admin’ heeft de rechten om in de OfficeAdmin beheeromgeving aanpassingen te maken in de gegevens en instellingen. De ‘Admin’ kan overal bij en heeft inzicht in alles wat zich afspeelt aan de achterkant van de app. Als ‘Admin’ houdt je het overzicht van de verschillende locaties, assets en rollen die alle gebruikers binnen het Officebooking bedrijfsaccount hebben. Je zorgt ervoor dat de Locatie managers op de hoogte zijn van eventuele wijzigingen en je bent het eerste contact met Officebooking bij vragen.
  • Locatiemanager: De rol ‘Locatie manager’ is een wat beperktere versie van de ‘Admin’ rol. De ‘Locatie manager’ rol is bedoeld voor office managers, medewerkers servicedesk of voor de receptie om inzicht te hebben in alle reserveringen en reserveringen te kunnen maken voor andere gebruikers. Echter heeft de ‘Locatie manager’ niet alle rechten om aanpassingen te maken in de OfficeAdmin, zoals een ‘Admin’ dat wel heeft. Met onze extra module Bezoekregistratie heeft de ‘Locatie manager’ een nog grotere rol en krijgt hij inzicht in het registreren van het bezoek op locatie.
  • Device: De rol ‘Device’ komt zelden voor, maar is bedoeld voor accounts die gekoppeld zijn aan de Interactive Room Signage schermen. De scherm kan pas gekoppeld worden aan een asset (bv. een vergaderzaal) wanneer deze is aangemaakt als gebruiker, met de rol “Device”.

Meestal zijn er binnen een bedrijf maar één of twee gebruikers met de rol ‘Admin’ en de andere app-gebruikers krijgen de rol Gebruiker.

Is je nieuwe gebruiker aangemaakt, dan verschijnt hij in de overzichtslijst. Bij het aanmaken van de gebruiker wordt er al een fictief wachtwoord ingevoerd. Dit wachtwoord moet de gebruiker na aanmaken van zijn account zelf wijzigen naar een gewenst wachtwoord. Via de OfficeAdmin kan er een email verstuurd worden naar de gebruiker met daarin een link om het wachtwoord te resetten. Dit doe je door naar het wijzigscherm te gaan van de betreffende gebruiker en te klikken op de knop Account aangemaakt.

In de volgende stap bepaal je welke ruimten de gebruikers mogen boeken. Lees hieronder de handleiding.

Gebruikersgroepen toevoegen