HOME / SUPPORT / GEBRUIK OFFICEADMIN / ASSETS TOEVOEGEN

Assets toevoegen

Een asset is een reserveerbaar bedrijfsmiddel als een werkplek of vergaderruimte. Assets worden geplaatst binnen een workspace.

Navigeer naar Assets in het menu. Om assets toe te voegen volg je de volgende stappen:

  1. Klik op de knop Toevoegen aan de rechterbovenzijde van je scherm.
  2. Selecteer een workspace (werkruimte/verdieping) uit de lijst.
  3. Voer een unieke Tag code in. De tagcode bestaat altijd uit een vaste combinatie van gegevens. Een voorbeeld van een tagcode is WIL-EH1001. De ‘WIL’ is de tag prefix (afkorting) van het bedrijf. Deze vind je binnen je algemene bedrijfsgegevens, onder het kopje Bedrijf. De letters ‘EH’ zijn de gekozen afgekorting voor je workspace. Deze heb je in een eerdere gestap gekozen bij het aanmaken van een nieuwe workspace. De cijfers ‘1001’ staan voor het werkpleknummer.
  4. Voer minimaal een naam, aantal plaatsen en categorie in. Heb je in een eerder stadium nog geen categorie├źn toegevoegd bij het bijwerken van je bedrijsgegevens (lees hier hoe je dit doet)? Doe dit dan eerst, voordat je een categorie aan je asset hangt.
  5. Heb je nog iets bijzonders te melden bij een specifieke werkplek? Dit kun je neerzetten in de beschrijving.
  6. Er bestaat de mogelijkheid een zogenaamde “Let op!”-tekst toe te voegen. Hiervoor wordt vervolgens speciale aandacht voor gevraagd bij het reserveren van de asset. Deze melding wordt tevens in de e-mail bevestiging en als reminder getoond.
  7. Als je klaar bent selecteer je de knop Asset opslaan.

Reserveerbaarheid en weergave

Per asset kan je aangeven wat voor soort asset het betreft, wat de status is van de asset, welke capaciteit de asset heeft en welke prijs er hangt aan het gebruik van de werplek/vergaderruimte.

Een asset kan verschillende statussen hebben. Hieronder een overzicht met uitleg over hoe je dit instelt.

  • De asset is volledig zichtbaar en zelf te reserveren door de eindgebruiker. In dit geval pas je niks aan bij het aanmaken van de asset. De instellingen bij ‘Niet beschikbaar’ en ‘Selecteer stage’ laat je staan zoals ze staan.
  • De asset is managed, oftewel alleen te beheren/reserveren door bijvoorbeeld een office manager/secretaresse voor een andere gebruiker binnen het bedrijf. Het is nogsteeds mogelijk om als eindgebruiker in te checken (met de QR code) bij deze asset. Denk bij deze asset aan grote collegezalen binnen een campus. Het is hierbij niet de bedoeling dat studenten zelf deze zaal gaan boeken, maar een docent kan dit wel. Om een asset in te stellen als managed vink je het vakje aan naast ‘Niet beschikbaar’. Een managed asset wordt nu ook grijs weergegeven in de plattegrond.
  • De asset is helemaal niet reserveerbaar of incheckbaar. Denk bij deze asset aan covidwerkplekken, die bij het veilig en gecontroleerd terugkeren naar kantoor, niet beschikbaar worden gesteld, zodat er voldoende afstand gehouden kan worden. Wil je een asset instellen als volledig geblokkeerd, dan pas je de stage van een asset aan naar blocked. In dat geval wordt de betreffende asset ook grijs weergegeven in de plattegronden.

Verplaatsen van asset naar de juiste locatie op de plattegrond

Zodra je een workspace hebt gekozen wordt de plattegrond van de betreffende plattegrond geladen en wordt de asset in deze plattegrond weergegeven. Je kunt de asset naar de juiste plek in de plattegrond verslepen met je muis.

Toevoegen afbeelding per asset

Het is mogelijk een afbeelding toe te voegen aan je asset. Deze is dan zichtbaar in de app en geeft een beter beeld van de ruimte/werkplek. Een snelle manier van toevoegen van een afbeelding is om dit te doen met een standaardafbeelding per categorie. Op deze manier krijgt elke asset die je onder een specifieke categorie hangt automatisch de afbeelding die je upload bij die categorie (lees hier hoe je dit doet). Wil je toch een losse asset een andere afbeelding geven? Dan kan dit bij de specifieke asset zelf. Deze afbeelding zal de standaardafbeelding bij de categorie overschrijven. Je kunt de foto toevoegen tijdens het aanmaken van de nieuwe asset of wanneer deze al is aangemaakt. Dan klik je op Wijzig en upload je onderaan de pagina de gewenste afbeelding. We adviseren een afmeting van 800 x 600 px.

Nu is je OfficeAdmin beheeromgeving voor een groot deel ingericht. Om de omgeving, met nog vele andere functies, beter te leren begrijpen en gebruiken hebben we nog meer handleidingen voor je klaar staan over onder andere het toegang geven van je gebruikers en het reserveren van werkplekken of vergaderzalen. Klik op onderstaande tekst om deze handleidingen te vinden. Heb je nog specifieke vragen dan kun je altijd bij ons terecht via support@officebooking.net.

Gebruik OfficeAdmin