Nieuwe gebruiker toevoegen
- Navigeer naar ‘Gebruikers’ in het menu.
- Klik de knop ‘+ Voeg gebruiker toe’. Lees hieronder wat de verschillende velden precies inhouden en vul vervolgens de gegevens in. De velden met een sterretje zijn verplicht.
- Rol*: selecteer de juiste gebruikersrol voor de nieuwe gebruiker. Lees hier wat je kan met de rol Locatiemanager of de rol Admin.
- Voornaam*: vul de voornaam in.
- Tussenvoegsel: vul een tussenvoegsel in.
- Achternaam*: vul de achternaam in.
- Postcode: vul de postcode in. Het invullen van de postcode is enkel van toepassing bij het inchecken op een thuislocatie. Wanneer je dit niet gebruikt kun je dit veld leeg laten. De postcode wordt niet weergegeven in de app.
- Plaats: vul de woonplaats in. Het invullen van de woonplaats is enkel van toepassing bij het inchecken op een thuislocatie. Wanneer je dit niet gebruikt kun je dit veld leeg laten. De woonplaats wordt niet weergegeven in de app.
- Geautoriseerd*: deze functie gaat bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker automatisch aan.
- Gebruikersnaam*: kies een gebruikersnaam voor de nieuwe gebruiker. In de meeste gevallen is deze gelijk aan het e-mailadres.
- E-mail*: vul het e-mailadres in. Let op: gebruik alleen kleine letters.
- Telefoon: vul het telefoonnummer in. Deze mogelijkheid is optioneel en wordt vaak overgeslagen. Dit wordt niet weergegeven in de app.
- Taal*: kies de voertaal voor de gebruiker. Deze taal kan de gebruiker later ook zelf nog wijzigen in de web app. De taal van de mobiele app hangt samen met de taalinstelling van de telefoon.
- Label: geef je gebruiker een label, bijvoorbeeld bhv’er of ehbo’er. Dit label is zichtbaar in de mobiele app en web app bij het kopje Who’s at Work. Met dit label is snel zichtbaar welke bhv’er er op dit moment op locatie is.
- Standplaats: de standplaats is de locatie waar de mobiele app als eerst op opent na het inloggen. Bij de web app vind je deze locatie onder het scherm ‘Mijn locatie’. Je kunt het zien als een snelkoppeling naar je eigen werk/studielocatie.
- External uid: dit veld mag leeggelaten worden.
- Wachtwoord*: wanneer je als Admin een account aanmaakt voor een andere gebruiker kun je in dit veld een volledig random (sterk) wachtwoord invullen. Het wachtwoord moet bestaan uit minimaal 8 karakter met een hoofdletter, speciaal teken en cijfer. Na het aanmaken van het account ontvangt de gebruiker een activatiemail, waarin hij zelf het wachtwoord kan wijzigen naar een eigen sterk wachtwoord.
- Spitsmijden: n.v.t.
Nieuwe gebruiker activeren
Na het aanmaken van de nieuwe gebruiker stuur je diegene een activatiemail om het account te activeren. Dit doe je door de gebruiker in het overzicht te selecteren en op de knop ‘Account aangemaakt’ te klikken. Het systeem stuurt een automatische e-mail naar het e-mailadres van de gebruiker.
Geavanceerde opties
Na het aanmaken en opslaan van een nieuwe gebruiker heb je de mogelijkheid de gebruikersgegevens opnieuw te wijzigen. Je zult zien dat er nu (na het aanmaken van een account) een aantal extra velden te zien zijn:
- Zichtbaar voor andere gebruikers: door dit vinkje aan te zetten stel je in dat de gebruiker zichtbaar is in de app, met naam en (eventueel) foto. De gebruiker kan dit ook zelf uitzetten in de mobiele of web app.
- Standaard weergave: stel in of je standaard de plattegrondweergave of lijstweergave als eerst wil zien in de app. ‘Locatie detail’ is de lijstweergave, ‘Kaart weergave’ is de plattegrondweergave.
- User groepen: hier heb je een overzicht van alle gebruikersgroepen waar deze gebruiker in zit. Klik op de lege ruimte onder het blokje ‘Iedereen’ binnen het veldje om een lijst te krijgen van alle bestaande gebruikersgroepen binnen jullie omgeving. Selecteer een van de groepen om de gebruiker toegang te geven tot deze groep.
Single Sign On
Let op: wanneer je gebruik maakt van Single Sign On is het niet nodig om alle gebruikers toe te voegen aan het systeem. Wanneer een gebruiker met SSO inlogt, wordt zijn/haar account automatisch aangemaakt in het systeem van Officebooking. Wil je een gebruiker echter van tevoren al toevoegen aan een gebruikersgroep of een label toevoegen bij deze gebruiker, dan is het wel nodig om de gebruiker handmatig toe te voegen in de OfficeAdmin. Je hoeft de gebruiker geen activatiemail te versturen na het aanmaken van gebruiker. Zodra de gebruiker inlogt met SSO worden de persoonsgegevens gematcht met het bestaande account.