Nieuwe gebruiker toevoegen
Let op: Voordat je een gebruiker toevoegt, controleer of het e-mailadres van de gebruiker is geregistreerd als een geldig domein. Dit artikel beschrijft hoe je domeinen toevoegt.
- Navigeer naar ‘Gebruikers’ in het menu.
- Klik de knop ‘+ Voeg gebruiker toe’. Lees hieronder wat de verschillende velden precies inhouden en vul vervolgens de gegevens in. De velden met een sterretje zijn verplicht.
- Rol*: selecteer de juiste gebruikersrol voor de nieuwe gebruiker. In dit artikel vind je een overzicht van de verschillende gebruikersrollen.
- Voornaam*: vul de voornaam in.
- Tussenvoegsel: vul een tussenvoegsel in.
- Achternaam*: vul de achternaam in.
- Postcode: vul de postcode in. Het invullen van de postcode is enkel van toepassing bij het inchecken op een thuislocatie. Wanneer je dit niet gebruikt kun je dit veld leeg laten. De postcode wordt niet weergegeven in de app.
- Plaats: vul de woonplaats in. Het invullen van de woonplaats is enkel van toepassing bij het inchecken op een thuislocatie. De woonplaats wordt niet weergegeven in de app.
- Geautoriseerd*: deze functie gaat bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker automatisch aan. Enkel geautoriseerde gebruikers hebben toegang tot de Officebooking applicaties.
- Gebruikersnaam*: kies een gebruikersnaam voor de nieuwe gebruiker. In de meeste gevallen is deze gelijk aan het e-mailadres.
- E-mail*: vul het e-mailadres in. Let op: gebruik alleen kleine letters.
- Telefoon: vul optioneel het telefoonnummer in. Dit wordt niet weergegeven in de app.
- Taal*: kies de voertaal voor de gebruiker. Deze taal kan de gebruiker later ook zelf nog wijzigen in de web app. De taal van de mobiele app hangt samen met de taalinstelling van de telefoon.
- Label: geef je gebruiker een label, bijvoorbeeld bhv’er of ehbo’er. Dit label is zichtbaar in de mobiele app en web app bij het kopje Who’s at Work. Met dit label is snel zichtbaar welke bhv’er er op dit moment op locatie is.
- Standplaats: de standplaats is de locatie waar de mobiele app als eerst op opent na het inloggen.
- Wachtwoord*: wanneer je als Admin een account aanmaakt voor een andere gebruiker kun je in dit veld een willekeurig (sterk) wachtwoord invullen. Het wachtwoord moet bestaan uit minimaal 8 karakters met een hoofdletter, speciaal teken en cijfer. Na het aanmaken van het account ontvangt de gebruiker een activatiemail, waarin hij zelf het wachtwoord kan wijzigen naar een eigen sterk wachtwoord.
3. Klik op ‘Opslaan’ om de gebruiker op te slaan.
Nieuwe gebruiker activeren
Na het aanmaken van een nieuwe gebruiker stuur je een activatiemail om het account te activeren. Dit doe je door de gebruiker in het overzicht te selecteren en op de knop ‘Account aangemaakt’ te klikken. Het systeem verzendt vervolgens automatisch een e-mail naar het opgegeven e-mailadres.
Geavanceerde opties
Na het aanmaken en opslaan van een nieuwe gebruiker heb je de mogelijkheid de gebruikersgegevens opnieuw te wijzigen. Je zult zien dat er nu (na het aanmaken van een account) een aantal extra velden te zien zijn:
- Zichtbaar voor andere gebruikers: door dit vinkje aan te zetten stel je in dat de gebruiker zichtbaar is in de app. De gebruiker kan dit ook zelf uitzetten in de mobiele of web app.
- Standaard weergave: stel in of je standaard de plattegrond-, planner- of lijstweergave als eerst wil zien in de app.
- Gebruikersgroepen: hier heb je een overzicht van alle gebruikersgroepen waar deze gebruiker in zit.
Single Sign On
Wanneer je gebruik maakt van Single Sign On is het niet nodig om alle gebruikers toe te voegen aan het systeem. Wanneer een gebruiker met SSO inlogt, wordt het account automatisch aangemaakt in het systeem van Officebooking. Wil je een gebruiker van tevoren al toevoegen aan een gebruikersgroep of een label toevoegen bij deze gebruiker, dan is het wel nodig om de gebruiker handmatig toe te voegen in de OfficeAdmin. Je hoeft de gebruiker geen activatiemail te versturen na het aanmaken van het account. Zodra de gebruiker inlogt met SSO worden de persoonsgegevens automatisch gematcht met het bestaande account.