Bied jouw bezoekers en medewerkers meer gemak. Bij binnenkomst in het gebouw kan je eenvoudig zoeken naar een vrije werkplek, vergaderruimte of collega. De Self-service kiosk biedt een compleet overzicht van beschikbare bureaus en ruimtes in het gebouw. Overzichtelijke plattegronden zorgen voor een optimale gebruikerservaring. Heb je al vooraf een bureau of ruimte gereserveerd? Dan maakt de Self-service kiosk het mogelijk om direct bij binnenkomst in te checken op jouw reservering.
De Officebooking Self-service kiosk kan eenvoudig worden geïnstalleerd op Android-gebaseerde schermen of schermen met een kioskmodus, waarmee instellingen bijvoorbeeld onzichtbaar kunnen worden gemaakt voor eindgebruikers.
Stap 1: Toegang tot OfficeAdmin
Deze handleiding gaat ervan uit dat iemand binnen jouw organisatie (of Officebooking Support) al een beheerdersaccount voor je heeft aangemaakt. Met dit account krijg je toegang tot het OfficeAdmin-portaal.
Stap 2: Maak een Locatie manager-account aan om in te loggen
Voordat je kan inloggen op de Self-service kiosk-app, heb je een Locatie manager-gebruikersaccount nodig. Het aanmaken van een gebruiker gebeurt in het OfficeAdmin-portaal. Het is ook mogelijk dat dit account al voor je aangemaakt is door een medewerker van Officebooking Support. In dat geval ontvang je de inloggegevens van hen en kan je deze stap overslaan. Binnen de OfficeAdmin-omgeving kan je gebruikers beheren via het menuonderdeel ‘Gebruikers’ aan de linkerzijde. Je kan een Location manager-account aanmaken door op de knop ‘Voeg gebruiker toe’ te klikken. Hieronder worden de verplichte velden nader toegelicht:
- Rol: bij het aanmaken van een device moet de rol worden ingesteld op ‘Location manager’. Als de gebruiker geen Location manager is, kan het account niet worden gebruikt om in te loggen op een Self-service kiosk-display.
- Locatie: kies de locatie die jij wil weergeven op de Self-service kiosk.
- Voor- en achternaam: de voor- en achternaam worden gebruikt om de gebruiker terug te vinden in het gebruikersoverzicht. Deze namen zijn niet zichtbaar op het display.
- Geautoriseerd: selecteer ‘Geautoriseerd’. Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen inloggen.
- Gebruikersnaam: kies een gebruikersnaam voor het Self-service kiosk-account. Deze heb je nodig om in te loggen op de app.
- Email: het e-mailadres wordt gebruikt om vergeten wachtwoorden te herstellen. Dit veld is verplicht, maar wordt niet vaak gebruikt.
- Wachtwoord: het wachtwoord wordt samen met de gebruikersnaam gebruikt om in te loggen op de Self-service kiosk-app.
Selecteer ‘Gebruiker opslaan’ om de gebruiker op te slaan. Je kan dit account nu gebruiken om in te loggen op de Self-service kiosk-app.
Stap 3: Open de Self-service kiosk-app en log in
Om de Self-service kiosk-app te starten, open je de volgende URL op uw display: Officebooking Wayfinding
Log vervolgens in met het Location manager-account dat je in de vorige stap hebt aangemaakt. Na het inloggen krijg je verschillende opties te zien. Kies de tweede optie genaamd ‘Wayfinding’.
Stap 4: Navigeren binnen de Self-service kiosk-app
Jouw locatie wordt nu zichtbaar op het scherm. De Self-service kiosk toont een live overzicht van de bezetting binnen jouw gebouw. Navigeer tussen de verschillende verdiepingen door de niveaus aan de rechterzijde van het scherm te selecteren.
Places
Het tabblad ‘Places’ toont alle categorieën en assets op de geselecteerde verdieping. Selecteer de gewenste categorie en kies een bureau of vergaderruimte om details te bekijken en direct een reservering te maken. De rode en groene indicatoren laten zien welke bureaus of ruimtes beschikbaar zijn en welke niet. Om een reservering te maken:
- Selecteer het bureau of de vergaderruimte.
- Kies ‘Add reservation’.
- Vul de start- en eindtijd in.
- Vul jouw e-mailadres in.
- Selecteer ‘Send’ om de reservering te voltooien.
Na afloop ontvangt u een bevestigingsmail.
People
Het tabblad ‘People’ toont collega’s die momenteel op kantoor aanwezig zijn. Een gebruiker verschijnt in deze lijst zodra deze heeft ingecheckt op een reservering. Selecteer de naam van de gebruiker en de Self-service kiosk toont waar deze persoon zich in het kantoor bevindt.
Reserveringen
Het tabblad ‘Reserveringen’ toont alle aankomende reserveringen in chronologische volgorde. Ook wordt weergegeven of de gebruiker al is ingecheckt op de reservering.
- Groen betekent ingecheckt
- Rood betekent niet ingecheckt
Om in te checken op jouw reservering:
- Selecteer de pijl naast jouw reservering.
- Kies vervolgens de grijze knop ‘Check in’.
- Zodra je bent ingecheckt verandert de knop in ‘Check out’ en wordt jouw reservering groen weergegeven in de lijst. Hierdoor weten andere bezoekers direct dat u aanwezig bent.