Microsoft Exchange – Synchronisatie van vergaderruimtes

Het Officebooking-platform maakt het mogelijk om bedrijfsresources te delen en beschikbaar te stellen voor reserveringen door gebruikers en medewerkers. Wij ondersteunen verschillende interactiepunten voor eindgebruikers, waaronder web, mobiel en interactieve signage-oplossingen. Zo worden gebruikers ondersteund gedurende hun volledige gebruikersreis.

Deze handleiding begeleid je bij het instellen van synchronisatie met on-premise Microsoft Exchange 2013- of Exchange 2016-serverinstallaties. Voor Office 365-integraties verwijzen wij u naar onze Office 365-integratiehandleiding.

Deze handleiding gaat ervan uit dat iemand binnen jouw organisatie (of Officebooking Support) al een beheerdersaccount voor je heeft aangemaakt. Met dit account krijg je toegang tot het OfficeAdmin-portaal.

Daarnaast heb je beheerdersrechten nodig voor de Exchange-omgeving van jouw organisatie. Zodra je toegang hebt tot beide omgevingen, kan je starten met de implementatie van de integratie.

1. Log in op het Exchange Admin Center met jouw Exchange-beheerdersaccount.
2. Selecteer in het hoofdmenu ‘Recipients’ en vervolgens ‘Resources’.
3. Kies ‘+ Add resource’ en vul de gegevens van de ruimte in. De minimaal vereiste gegevens per ruimte zijn:
   • Naam
   • E-mailadres van de ruimte
     • Voorbeeld:
     • Naam = Boardroom I
     • E-mailadres = boardroom369@wilderman.nl
     • Locatie = Puntegaal
     • Capaciteit = 8

Let goed op het e-mailadres van de ruimte. Het domein (bijvoorbeeld @wilderman.nl) wordt meestal automatisch ingevuld door Exchange. Het gedeelte vóór het @-teken moet uniek zijn voor de ruimte en wordt gebruikt voor synchronisatiedoeleinden.

Wij gebruiken het e-mailadres als unieke identificatie. Noteer dit unieke e-mailadres zorgvuldig, omdat je dit later in Officebooking moet toevoegen.

Controleer ook of de optie ‘Accept or decline booking requests automatically’ is geselecteerd.

Via de knop ‘More options’ kan je daarnaast een gebruiksvriendelijke alias instellen voor de ruimte, naast de formele naam zoals “Boardroom I”. Gebruikers kunnen in Exchange ook zoeken op deze alias.

Sla vervolgens de instellingen op en ga verder met de volgende stap.

Voor de integratie moet Exchange Web Services (EWS) beschikbaar zijn. Dit is standaard aanwezig in Microsoft Exchange 2013 en de meeste andere Exchange-versies.

Voor communicatie met de server moet een Officebooking-serviceaccount worden aangemaakt binnen de Exchange-omgeving. Dit account krijgt delegate-rechten op alle resources die gesynchroniseerd moeten worden.

Maak een nieuwe generieke Exchange-gebruiker aan, bijvoorbeeld:

• Officebooking Service Account

Gebruik een sterk wachtwoord volgens het beveiligingsbeleid van jouw organisatie en noteer de inloggegevens zorgvuldig.

De gebruikersnaam van het serviceaccount moet bijvoorbeeld de volgende structuur hebben:

• service_account@uwdomein.com of uwdomein\service_account

Het nieuwe serviceaccount heeft delegate-toegang nodig tot de resources die gesynchroniseerd moeten worden.

Stel de rechten als volgt in:

1. Open het Exchange Admin Center.
2. Selecteer een resource en kies ‘Edit’.
3. Ga naar het menuonderdeel ‘Delegates’.
4. Kies ‘Select delegates who can accept or decline booking request’.
5. Voeg het serviceaccount toe dat in de vorige stap is aangemaakt.
6. Selecteer vervolgens ‘Accept or decline booking requests automatically’.
7. Sla de instellingen op.

Standaard vervangt Exchange de titel van een meeting door de naam van de organisator. Dit kan worden aangepast met PowerShell.

Start PowerShell als administrator en voer de volgende commando’s uit:

Voer je inloggegevens in.

Meer informatie vind je in de Microsoft-documentatie:

• Managing Office 365 and Exchange Online with Windows PowerShell

• Connect to Exchange Online using remote PowerShell

Om de synchronisatie te activeren:

1. Log in op OfficeAdmin.
2. Open de pagina ‘Settings’.
3. Ga naar het tabblad ‘Integrations’.
4. Kies ‘Exchange (EWS)’.
5. Vul de EWS-URL, gebruikersnaam en wachtwoord van het Officebooking-serviceaccount in. De URL ziet er ongeveer als volgt uit: https://mail.[uwdomein]/ews/Exchange.asmx
6. Klik op ‘Save’.

1. Open de pagina ‘Assets’ in OfficeAdmin.
2. Zoek de vergaderruimte die u wilt koppelen.
3. Filter eventueel op categorie, bijvoorbeeld ‘Meeting room’.
4. Selecteer de asset en kies ‘Edit’.
5. Vul het Exchange-e-mailadres van de ruimte in.
6. Kies ‘Save asset’.

Controleer of de gebruiker waarmee je test zowel bestaat in Exchange als in Officebooking. Beide accounts moeten hetzelfde e-mailadres hebben.

1. Maak een meeting aan in Outlook.
2. Voeg de vergaderruimte toe als deelnemer.
3. Controleer de bevestiging vanuit Outlook.
4. Binnen ongeveer één minuut verschijnt de meeting in Officebooking.
5. Controleer dit via:
   •  ‘Reservations’
   • Tabblad ‘List’
   • Selecteer de juiste datum
6.  Controleer of alle gegevens correct zijn weergegeven.

1. Log in op de Officebooking-app.
2. Zoek de gewenste ruimte.
3. Maak een reservering aan.
4. Controleer de reservering in ‘My Reservations’.
5. Log vervolgens in op Exchange met dezelfde gebruiker.
6. Controleer of de reservering zichtbaar is in de agenda.

Houd rekening met de synchronisatie-interval.

Probleemoplossing

Ik krijg geen toegang tot EWS op mijn mailserver

• De gebruikersnaam van het serviceaccount
• Het wachtwoord
• De EWS-URL

De gebruikersnaam moet bijvoorbeeld zijn: username@uwdomein.com of jedomein\username

De URL moet er ongeveer zo uitzien:

Gebruik de Microsoft-testtool:
https://testconnectivity.microsoft.com/

1. Kies ‘Microsoft Exchange Web Services Connectivity Tests’.
2. Selecteer ‘Service account Access’.
3. Vul de gegevens van het serviceaccount en de resource-mailbox in.

Wij synchroniseren elke 3–6 minuten via EWS.

Controleer:

• Of de resource-mailadressen identiek zijn in Exchange en Officebooking
• Of de resource op ‘bookable’ staat
• Of de gebruiker in beide systemen bestaat