Waterschap

Flexibilisering locatiebeleid

Bij het samengaan van drie grote afzonderlijke bestuurlijke organisaties was het aantal locaties van dit Waterschap te groot voor het aantal werknemers. In plaats van het simpelweg sluiten van locaties koos deze klant een andere weg. De reisafstand tussen de oude woonplaats en nieuwe hoofdkantoor zou voor sommige werknemers toenemen tot meer dan 30 kilometer.

Om hun ruimtemanagement te verbeteren wilden zij alle medewerkers de mogelijkheid bieden om reserveringen in een centrale applicatie op te slaan. Met name voor de receptiemedewerkers gold dat zij veel tijd kwijt waren aan het handmatig invoeren van bijeenkomsten én facilitaire middelen in verschillende systemen. Een nadrukkelijke wens was dan ook de integratie van Outlook in het nieuwe systeem en de mogelijkheid om cateringdiensten voor kleine en grote groepen genodigden te koppelen.

Inzet bestaande productielocaties

Omdat de productielocaties van deze klant wel gewoon operationeel bleven werd een nieuw huisvestingsplan opgesteld. Voortaan konden de medewerkers ook kiezen voor een werkplek op één van de productielocaties. Daarvoor moesten de werkplekken worden aangepast en bepaalde maatregelen worden getroffen zodat meer mensen op de oude locaties terecht konden.

Druktemeter

Daarbij hoorde ook een ‘druktemeter’ , zodat werknemers gemakkelijk konden zien op een app hoe druk het op een bepaalde locatie zou zijn. Daarmee kunnen ze gemakkelijk een besluit nemen tussen thuis of op locatie werken.
Inmiddels is een aantal locaties aangepast en voorzien van onze ESCA Omni draadloze sensoren. Via de app kunnen medewerkers eenvoudig de drukte op een locatie bekijken .

Kosten besparen

De totale kosten van de aanschaf van Officebooking zijn verwaarloosbaar in vergelijking met de besparing op huisvesting- en reiskosten. Door real time inzicht in de bezetting van de locaties en individuele werkplekken kan een betere afweging worden gemaakt tussen het vergroten van bijvoorbeeld de capaciteit van een specifieke locatie of huren van een extra locatie.