Zodra de module Bezoekregistratie binnen jouw organisatie is geactiveerd, verschijnt er een extra menu item ‘Bezoekers’ in het menu van de mobiele app. Via dit scherm kun je als medewerker een bezoeker aanmelden of een aangemelde bezoeker wijzigen.
1. Navigeer naar ‘Bezoekers’ in het menu van de mobiele app.
2. Om een nieuwe bezoeker aan te melden selecteer je de knop ‘Nieuw’.
3. Vul de gegevens van je bezoeker in:
Titel: hier kun je het bezoek een titel geven. Dit veld is niet verplicht.
Naam (verplicht veld): vul je voornaam en achternaam van je bezoeker in.
Datum en tijd (verplicht veld): geef aan wat de datum en duur van het bezoek is.
E-mail (verplicht veld): vul hier het e-mailadres van de bezoeker in. Op dit e-mailadres zal de bezoeker een bevestiging (met QR-code) ontvangen.
Bedrijfsnaam: geef aan voor welke organisatie je bezoeker werkt.
Werkplek (verplicht veld): geef aan in welke ruimte het bezoek plaats vindt. Op deze manier weet een locatie manager waar hij/zij de bezoeker naartoe kan verwijzen en weet hij/zij waar mensen zich bevinden bij camiliteiten.
Telefoon: vul hier het telefoonnummer van de bezoeker in. Via dit nummer is de bezoeker te bereiken, wanneer dit nodig is.
Kenteken: wanneer je bezoeker met de auto komt heb je hier de mogelijkheid het kenteken van de auto te vermelden. Dit veld is niet verplicht.
Opmerkingen: vul waar nodig een extra toelichting in over het bezoek.
4. Selecteer vervolgens de knop ‘Opslaan’ om je bezoeker op te slaan.
Na het aanmelden van de bezoeker ontvangt deze op het aangegeven e-mailadres een uitnodiging met alle details van het bezoek, samen met de locatiegegevens van de locatie. Ook vindt de bezoeker in deze uitnodiging een QR-code, waarmee hij/zij kan inchecken bij aankomst op locatie. Als host van het bezoek (jij hebt de bezoeker aangemeld) ontvang jij een mobiele notificatie wanneer je bezoeker is gearriveerd en ingecheckt.