Hoe voeg ik een werkplek/ruimte toe aan een verdieping?

Een asset kan alles zijn wat je op een verdieping beschikbaar wilt maken, zoals een werkplek, ruimte, zone, gedeelde auto of een point of interest, zoals een toilet, printer of servicedesk. Voordat gebruikers deze assets kunnen bekijken of reserveren, moeten ze eerst worden toegevoegd aan de plattegrond van een workspace.

Een werkplek/ruimte (asset) toevoegen

1. Ga naar ‘Assets’ in het menu.
2. Klik op ‘+ toevoegen’ om een nieuwe asset aan te maken en vul de vereiste velden in.

Bekijk hieronder de beschrijvingen van de verschillende velden en vul de benodigde informatie in. Velden die met een sterretje (*) zijn gemarkeerd, zijn verplicht.

Velden invullen

• Locatie*: de locatie waar de asset zich bevindt.
• Workspace*: de verdieping waarop de asset zich bevindt.
• Tag code*: een unieke code van de asset. Vaak is dit een combinatie van de afkorting van de locatie en een werkpleknummer, bijvoorbeeld AMS001. Let op: gebruik geen punten in deze code.
• Naam*: de naam van de asset. Bijvoorbeeld: Werkplek 0.01 of Vergaderruimte 2.05.
• Beschrijving: een optionele omschrijving van de asset. Handig voor extra toelichting of specifieke kenmerken.
• Labels: voeg één of meerdere labels toe voor extra filtermogelijkheden. Labels kunnen bijvoorbeeld aangeven welke afdelingen gebruikmaken van de asset (Marketing, HR, Directie) of welke eigenschappen bij de asset horen (Zit/sta bureau, Rolstoeltoegankelijk, stilteruimte)
• Let op tekst: geef gebruikers extra informatie bij het reserveren, bijvoorbeeld instructies of regels. Deze tekst verschijnt ook in de bevestigingsmail. Voorbeeld: “Haal de sleutels op bij de servicebalie.”
• External uid*: een unieke externe identificatiecode, vaak een combinatie van de tag code en de bedrijfsnaam. Voorbeeld: WIL-AM001 (WIL staat hier voor het bedrijf Wilderman).
• Categorie*: de passende categorie, bijvoorbeeld een Werkplek, Vergaderruimte of Collegezaal. Nieuwe categorieën zijn toe te voegen bij Instellingen.
• Marker type: de visuele weergave van de asset op de kaart. De opties zijn:
  • Occupancy: standaard weergave. De marker kleurt groen, oranje of rood, afhankelijk van de actuele bezetting.
  • Pie: geschikt voor zones. De bezetting wordt weergegeven als percentage in een cirkeldiagram. Voorbeeld: 10% beschikbaar.
  • Pack: geschikt voor zones. De bezetting wordt weergegeven als breuk, waarbij het aantal bezette en totale plaatsen zichtbaar is. Voorbeeld: 12/20 plaatsen beschikbaar.
  • Poi_marker: geschikt voor Points of Interest zoals toiletten, trappen of liften. Het categorie-icoon wordt weergegeven op de kaart; er is geen kleur van toepassing die de bezetting weergeeft.
  • Zone_marker: geschikt voor zones. Geeft enkel het aantal beschikbare plaatsen in de zone weer, zonder status van de bezetting. Voorbeeld: 6 plaatsen.
• Plaatsen*: het aantal plaatsen van de asset. Indien dit niet van belang is, selecteer ‘1’.
• Capaciteit*: de capaciteit van de asset. Indien dit niet van belang is, selecteer ‘1’.
• Oppervlakte: de oppervlakte van de ruimte in m2. Dit wordt gebruikt in de analytics.
• Prijs: de prijs aan de asset, indien er kosten verbonden zijn.
• Seats tonen: wel of niet zichtbaar maken van het aantal plaatsen voor de eindgebruiker.
• Managed: vink je deze optie aan, dan kan de asset niet gereserveerd worden door de gebruiker met de rol ‘user’ of ‘superuser’, maar wel door de gebruiker met ‘admin’ rol. De asset blijft wel zichtbaar voor iedereen, inclusief de bezetting.
  
  Voorbeeld: een collegezaal is ‘Managed’, omdat deze niet door leerlingen (met user rol) gereserveerd mag worden, enkel door docenten (met een admin rol). Leerlingen kunnen wel inzien of de collegezaal bezet is of niet.

• Selecteer stage*: selecteer de stage van de asset. De opties zijn:

• • Active: standaard stage. De asset is zichtbaar en reserveerbaar voor iedereen.
  • Blocked: de asset is geblokkeerd en door niemand te reserveren. Het wordt met een grijze stip op de kaart weergegeven en de bezetting is niet zichtbaar. De asset zal niet meer verschijnen in de lijstweergave, maar wel in de plattegrond weergave met een grijze marker.
  • Hidden: de asset wordt volledig verborgen in de apps voor de eindgebruikers, maar is wel zichtbaar in OfficeAdmin.

• Select type*: selecteer hoe de asset gereserveerd kan worden
• Asset: standaard type. Te gebruiken bij een werkplek, vergaderruimte, deelauto, etc.
• Zone: een zone van 16 plaatsen kan door 16 personen tegelijkertijd gereserveerd worden. Te gebruiken bij werkplek zones, parkeerplek zones, etc.
• Waypoint: voor assets die ingericht zijn voor wayfinding. Te gebruiken voor een printer, kantine, lift, trap, servicebalie, etc.

Locatie op de plattegrond bepalen

Nadat je alle velden hebt ingevuld, sleep je de markering op de plattegrond naar de juiste locatie van de asset.