Privacy statement Officebooking

Officebooking verzamelt, beheert en verwerkt persoonsgegevens voor het meten en analyseren van van werkplekgebruik en mobiliteitsgedrag van gebruikers. Dit verloopt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving (vanaf mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming). De gegevens van gebruikers worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de Officebooking dienstverlening aan onze opdrachtgevers en worden niet aan derden ter beschikking gesteld.

Let op:
Als uw bedrijf of organisatie persoonsgegevens van medewerkers of Uiteindelijk Belanghebbende(n) (UB), aan ons doorgeeft, bent u verplicht om uw medewerkers of UB hierover te informeren. U kunt dit privacy statement aan hen geven. Uw medewerkers of UB kunnen dan zien hoe wij met hun persoonsgegevens omgaan.

Gebruik van persoonsgegevens
Als je gebruik maakt van onze dienstverlening, kun je de volgende persoonsgegevens achterlaten:
– Je naam (optioneel).
– Je (bedrijfs-)e-mailadres.
– Gegevens die je aan je Officebooking profiel toevoegt zoals telefoonnummer, profielfoto, postcode en woonplaats (allen optioneel).
– Je kan ook een standaard kantoor locatie instellen (optioneel).
– Persoonsgegevens die je zelf toevoegt bij het maken van een reservering, bijvoorbeeld in de omschrijving (optioneel).

Op zowel bedrijfsniveau als bij je eigen persoonlijke instellingen heb je veel mogelijkheden om je privacy te beheren.

Als je Officebooking gebruikt via je werkgever, dan zijn de adresgegevens van deze werkgever bij ons bekend ten behoeve van de facturering voor onze dienstverlening.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
– Het verlenen van toegang tot de Officebooking website en apps.
– Het gebruiken van de functionaliteit van Officebooking zoals het reserveren van ruimten (of andere hulpmiddelen), vinden van beschikbare ruimten (of andere hulpmiddelen) en het zoeken van collega’s of medegebruikers.
– het optimaliseren van de gebruikservaring van de Officebooking website en apps.

Hoe beveiligen we jouw gegevens?
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, jouw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Hoe lang bewaren we gegevens?
Officebooking handelt conform de geldende wet- en regelgeving en bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig. Wij bewaren gegevens zolang je geabonneerd blijft op onze dienstverlening. De beheerder van de Officebooking account van de organisatie waar je werkzaam bent, beschikt over de mogelijkheid om de vastgelegde gegevens eerder te anonimiseren.
Statistische gegevens inzake ruimtegebruik die worden verzameld voor onderzoeksdoelstellingen zullen geanonimiseerd langer worden bewaard. Deze gegevens zijn dan echter nooit terug te voeren op een persoon.

Waar slaan wij gegevens op?
De middels ons Officebooking platform verwerkte persoonsgegevens slaan wij op in een goed beveiligd en gecertificeerd datacenter in Nederland.

Hoe kan je gegevens controleren?
Als gebruiker van Officebooking kan je via jouw eigen persoonlijke pagina op de website rechtstreeks al je gegevens inzien. Je kunt de meeste persoonsgegevens hier ook zelf corrigeren of verwijderen.

Als je ondersteuning wenst of vragen hebt over de opslag van jouw persoonsgegeven kan je contact opnemen met de Servicedesk van Officebooking. De contactgegevens van de Servicedesk staan op onze website vermeld, en zijn ook hieronder bij ‘Vragen en contact’ opgenomen.

Cookies
Wij maken bij het aanbieden van diensten gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestandje dat, bij bezoek aan de website, wordt geplaatst op de harde schijf van uw computer. Een cookie bevat gegevens, zodat u als bezoeker kan worden herkend, telkens als u de website bezoekt. Het is dan mogelijk om de website speciaal op u in te stellen en/of het inloggen te vergemakkelijken.

U kunt in uw browser cookies altijd buiten werking stellen, zonder dat dit vergaande gevolgen heeft voor het gebruik van de website. Het gevolg kan dan echter wel zijn dat bepaalde onderdelen minder of niet meer toegankelijk voor u zijn.

Wij maken op onze openbare website (www.officebooking.com) gebruik van cookies voor webanalyse-services (zoals Google Analytics). Via deze cookies krijgen we inzage in het bezoek aan onze websites door informatie over bezoekersaantallen, populaire pagina’s en onderwerpen. Op deze wijze kunnen we de communicatie en informatievoorziening beter afstemmen op de behoeften van de websitebezoekers.
Daarnaast maken we in de (web)applicaties gebruik van functionele cookies voor het bijhouden van sessie- en inloginformatie.

Locatiegegevens
Bij gebruik van de mobiele apps vragen wij je of we je locatiegegevens mogen gebruiken. We gebruiken deze gegevens om bijvoorbeeld het aanbod van beschikbare locaties of ruimten in de buurt weer te geven. We slaan deze gegevens niet op. Als je gebruik maakt van onze indoor locatiediensten dan worden deze gegevens gebruikt in combinatie met gegevens voor indoor locatiebepaling. Ook in dat geval slaan we geen individuele geodata op.

Inchecken
De app beschikt over de mogelijkheid om ‘in te checken’. Dat kan bijvoorbeeld via het scannen van een QR code of via een iBeacon. Bij het inchecken registreren we de gebruiksduur en de werkplek. Je kunt dan ook jezelf ‘vindbaar’ maken voor collega’s. In de gebruikershandleiding lichten we het gebruik van de app en de instellingen verder toe.

Vragen en contact
Indien je vragen hebt kun je, tijdens onze openingstijden op werkdagen (08.00 – 17.00 uur), telefonisch contact opnemen met de Servicedesk via 085-4014970. Buiten kantooruren kun je een e-mail sturen naar support@officebooking.net. Je kunt ook contact opnemen via ons contactformulier op de website: www.officebooking.com/nl/contact/

Het Privacy Statement van Officebooking is voor het laatst gewijzigd op 17 juni 2021.

Zie voor meer informatie ook: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.