Deze non-profit organisatie biedt een toegangspoort aan marktpartijen voor internationale besluitvorming die de exportkracht bevordert. Op de kantoorvestiging in Delft biedt de organisatie aan circa 250 medewerkers verschillende werkplekken en –ruimten aan. Daarnaast beschikt de organisatie over zo’n 20 vergaderruimten waar zij met grote regelmaat bijeenkomsten organiseren voor extern genodigden van over de hele wereld.
Om hun ruimtemanagement te verbeteren wilden zij alle medewerkers de mogelijkheid bieden om reserveringen in een centrale applicatie op te slaan. Met name voor de receptiemedewerkers gold dat zij veel tijd kwijt waren aan het handmatig invoeren van bijeenkomsten én facilitaire middelen in verschillende systemen. Een nadrukkelijke wens was dan ook de mogelijkheid om cateringdiensten voor kleine en grote groepen genodigden te koppelen.
Eén plek voor alle boekingen
De medewerkers hebben allemaal toegang gekregen tot de webapplicatie van Officebooking. Hiermee kunnen zij ruimtes reserveren, maar ook andere voorzieningen als catering en facilitaire diensten. Om het hospitality beleid van de organisatie verder vorm te geven is bij de receptie een professioneel display geplaatst met daarop een reserveringsoverzicht van alle bijeenkomsten. Deze zogenaamde Bookinglist ververst de informatie automatisch om de 60 seconden. Receptiemedewerkers en medewerkers van andere facilitaire diensten kunnen per locatie alle gegevens beheren, maar ook namens anderen een boeking maken.
Efficiëntieslag
Officebooking heeft voor een flinke efficiëntieslag gezorgd binnen de organisatie. Reserveringsprocessen verlopen soepel en ruimtes worden effectiever gebruikt waardoor de kosten per m2 zijn afgenomen. Medewerkers zijn tevreden over de werking van de apps en ervaren een behoorlijke tijdsbesparing. Bij de ruimtes zijn interactieve touch panelen geplaatst waarop de medewerker direct inzage heeft in de beschikbaarheid van de ruimtes.
