In OfficeAdmin kun je eenvoudig nieuwe locaties toevoegen en de bijbehorende gegevens en instellingen configureren. Een locatie kan bijvoorbeeld een kantoor, gebouw of andere fysieke werklocatie zijn. Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare velden en instellingen bij het toevoegen van een locatie.
Een nieuwe locatie toevoegen
- Ga in het menu naar ‘Locations’.
- Selecteer ‘+ Add’ om een nieuwe locatie toe te voegen. Hieronder lees je wat de verschillende velden betekenen, waarna je de relevante informatie kunt invoeren. Velden met een asterisk (*) zijn verplicht.
- Location name*: geef je locatie een naam. Dit kan de plaats zijn waar de locatie zich bevindt of een specifieke naam van het gebouw.
- UID: geef je locatie een unieke code, bijvoorbeeld een afkorting van de locatienaam.
- Description: voeg indien gewenst een beschrijving van de locatie toe.
- Price: N.v.t.
- Location capacity: stel de maximale capaciteit van de locatie in. Als je bijvoorbeeld een capaciteit van 30 personen instelt, geeft de app een foutmelding zodra de 31e persoon een reservering probeert te maken terwijl er al 30 reserveringen op hetzelfde moment zijn.
- Street*, House number*, Postal code*, City*: vul de adresgegevens van de locatie in.
- Country* en Time Zone*: selecteer het land en de tijdzone waarin de locatie zich bevindt.
- Location manager*: vul de naam in van de contactpersoon op locatie of van de helpdesk. Bevestigingsmails worden namens deze persoon naar eindgebruikers verzonden, met het hieronder ingevulde e-mailadres.
- Email*: vul het e-mailadres van de location manager in. Bevestigingsmails worden naar eindgebruikers verzonden vanaf dit e-mailadres. Het e-mailadres wordt ook als contact weergegeven in de bevestigingsmail. Daarnaast ontvangt dit e-mailadres een bevestigingsmail van iedere reservering die door een eindgebruiker wordt gemaakt. Je kunt deze optie in- of uitschakelen.
- Location phone number*: dit telefoonnummer wordt naast het e-mailadres weergegeven in de bevestigingsmail.
Locatieafbeelding
Je kunt per locatie een afbeelding van het gebouw of de locatie toevoegen. Deze afbeelding wordt weergegeven op de homepage van de webapp en in de sectie ‘Locations’ van de mobiele app. Een herkenbare afbeelding maakt het voor eindgebruikers eenvoudiger om de locatie te herkennen.
- Selecteer hiervoor het tabblad ‘Upload image’. Bovenaan het scherm kun je maximaal twee extra locatiespecifieke logo’s toevoegen. Deze velden kun je leeg laten als je ze niet nodig hebt.
- Gebruik de eerste knop ‘Select a file’ om een afbeelding van de locatie toe te voegen. De maximale bestandsgrootte is 1 MB.
Daarnaast kun je een extra afbeelding toevoegen die bovenaan de lijstweergave in zowel de webapp als de mobiele app wordt weergegeven. Gebruik hiervoor de tweede knop ‘Select a file’ op hetzelfde scherm.