Zodra je een assetgroep hebt aangemaakt met de betreffende werkplekken/ruimtes die je wil koppelen, en de gebruikersgroep met de gebruikers waar je de werkplekken/ruimtes aan wil koppelen, kun je deze twee aan elkaar toewijzen. Het werkt het beste om de twee groepen dezelfde naam te geven.
- Navigeer naar ‘Assetgroepen’ in het menu.
- Selecteer de naam van de assetgroep die je wil toewijzen aan een gebruikersgroep.
- Klik vervolgens op de knop ‘Wijzig’.
- Scroll naar beneden naar ‘Gebruikersgroepen’. Hier vind je de mogelijkheid om een gebruikersgroep toe te voegen. Klik op het veld en je krijgt een lijst met alle bestaande gebruikersgroepen. Als je op een groep klikt wordt deze toegevoegd in het veld. Wil je nog een groep toevoegen dan klik je binnen het veld, onder de eerst toegevoegde groep, en de lijst verschijnt weer. In dit veld heb je ook de mogelijkheid om snel een groep te vinden door de naam in te typen.
- Selecteer vervolgens de knop ‘Bewaren assetgroep’ om je groep op te slaan.
- De groep is meteen live. De werkplekken/ruimtes uit de assetgroep zijn nu alleen nog maar zichtbaar voor de gebruikers uit de gebruikersgroep.
Handig: als je gebruikers efficiënt wilt onderverdelen in afdelingen, kun je gebruikmaken van synchronisatie via Microsoft Entra ID. Wanneer gebruikerssynchronisatie of groepssynchronisatie via Entra is ingeschakeld voor je organisatie, wordt het afdelingsveld van elke gebruiker automatisch gesynchroniseerd. Deze informatie wordt opgeslagen en aangeleverd door Entra. Als je de synchronisatie tot specifieke gebruikers wilt beperken, is er een aparte filteroptie beschikbaar, bijvoorbeeld om alleen gebruikers van een specifieke afdeling binnen je organisatie te synchroniseren. Meer over de synchronisatie met Entra ID lees je hier.