Heb je een asset, zoals een auto of een vergaderruimte, waarvoor eerst goedkeuring nodig is voordat deze definitief kan worden geboekt? Dan kun je hiervoor een reserveringsaanvraag instellen.
In plaats van dat de reservering direct wordt bevestigd, wordt deze eerst als aanvraag ingediend. Zowel superusers als reguliere gebruikers kunnen een reservering aanvragen. Een locatiemanager of beheerder moet de aanvraag vervolgens goedkeuren voordat de reservering definitief wordt bevestigd.
Reserveringsaanvragen kunnen op twee manieren worden ingesteld:
- Voor een specifieke asset: bijvoorbeeld een auto waarvoor iedere reservering eerst door een manager moet worden goedgekeurd.
- Via Booking Rules: bijvoorbeeld voor een vergaderruimte waar alleen goedkeuring nodig is bij reserveringen met meer dan 30 deelnemers.
Reserveringsaanvraag instellen voor een specifieke asset
- Ga in het hoofdmenu naar ‘Assets’.
- Selecteer de asset waarvoor goedkeuring nodig is.
- Klik op ‘wijzig’.
- Scroll naar ‘Reservering instellingen’.
- Vink ‘standaard boeking aanvraag’ aan.
- Klik op ‘Opslaan’ om de wijziging toe te passen.
Booking Rules instellen
- Ga naar ‘Instellingen’.
- Selecteer ‘Booking Rules’.
- Kies een conditie en een kenmerk, bijvoorbeeld ‘Attendants’ en ‘Greater than’.
- Vul de waarde in, bijvoorbeeld 30.
- Selecteer het waardetype wanneer dit van toepassing is op tijdsgebonden regels.
Voorbeelden:
- Alle reserveringen die meer dan 2 dagen van tevoren worden gemaakt, worden als reserveringsaanvraag ingediend.
- Alle reserveringen met meer dan 30 deelnemers worden als reserveringsaanvraag ingediend.
In de toekomst worden er meer mogelijkheden toegevoegd aan Booking Rules.
Werkwijze
Wanneer een gebruiker een reserveringsaanvraag indient, wordt deze in het planner-overzicht weergegeven met een gele markering. Een locatiemanager of beheerder kan alle openstaande aanvragen bekijken in de lijstweergave en deze vervolgens goedkeuren of annuleren. Hoewel de reservering nog de status ‘aanvraag’ heeft, blijft de asset gereserveerd binnen Officebooking. Hierdoor kan een andere gebruiker de asset niet tussentijds boeken.
- Na goedkeuring: de aanvraag wordt omgezet in een definitieve reservering. De gebruiker ontvangt een bevestigingsmail.
- Na annulering: de gebruiker ontvangt een melding dat de aanvraag is geannuleerd. De aanvraag wordt vervolgens uit het reserveringsoverzicht verwijderd.
