Email Domein Migratie Checklist
Ben je van plan het e-maildomein binnen uw organisatie te wijzigen, bijvoorbeeld vanwege een bedrijfsovername of een rebranding, deze checklist helpt om een soepele overgang met minimale verstoring te garanderen. Het wijzigen van je domein heeft invloed op integraties zoals SSO, Outlook, Exchange en mogelijk externe tools van derden. Om problemen te voorkomen, zoals gebruikers die niet kunnen inloggen of reserveringen die niet synchroniseren, is een zorgvuldige planning essentieel.
Hieronder vindt je de stappen voor een succesvolle migratie, ondersteund door Officebooking.
Stappen ter voorbereiding op de migratie
1. Set a Migration Date
Selecteer een datum voor de migratie en informeer Officebooking zo snel mogelijk. Hierdoor kunnen wij de benodigde processen en werkzaamheden voorbereiden.
2. Informeer Officebooking
Stuur een e-mail naar support@officebooking.com met de volgende gegevens:
- Migratiedatum: De geplande datum van de migratie.
- Nieuwe domeinnaam: Het nieuwe domein dat het huidige domein zal vervangen.
- Omvang van de betrokken gebruikers: Geef aan of alle gebruikers worden betrokken of alleen specifieke afdelingen.
- Opmerking: het is niet nodig om individuele gebruikerslijsten te delen; verduidelijk alleen de omvang. Beschrijf daarnaast eventuele wijzigingen in de e-mailnotatie (bijvoorbeeld: M.Johnson@olddomain.com wordt Mike.Johnson@newdomain.com).
- Vergaderruimtes in Exchange/Office 365: Worden er vergaderruimtes gemigreerd (bijvoorbeeld meetingroom1.2@olddomain.com)? Zo ja, verandert ook de naamgevingsstructuur?
3. Planningsoverleg met Officebooking
Wij plannen een meeting met jouw team om alle migratiedetails te bevestigen. Tijdens deze meeting maken we de migratiedatum definitief en spreken we een datum af voor het testen.
4. Informeer de gebruikers
Informeer alle betrokken gebruikers over de migratiedatum. Zorg ervoor dat zij weten dat Officebooking tijdelijk niet beschikbaar zal zijn tijdens de migratie, omdat alle integraties tijdelijk worden uitgeschakeld om het proces mogelijk te maken.
Instructies voor de migratiedag
Bevestiging 48 uur vooraf
Stuur 2 dagen voor de migratie een bevestigingsmail om aan te geven dat alles volgens planning verloopt. Hierdoor kunnen wij ons hierop voorbereiden.
Acties op de migratiedag
Op de dag van de migratie:
- Integraties uitschakelen: Officebooking schakelt tijdelijk alle integraties uit om conflicten tijdens de domeinwijziging te voorkomen.
- Gebruikerstoegang: Gebruikers kunnen niet inloggen op Officebooking totdat de migratie is voltooid.
- Bestaande reserveringen: Reserveringen die via Outlook zijn gemaakt met de oude e-mailadressen worden tijdens deze periode niet gesynchroniseerd. Room booking devices blijven ingelogd en tonen reserveringen die voor die dag zijn gemaakt.
When migrating to a new Microsoft Tenant:
- De klant maakt een nieuwe Graph-integratie en SSO-integratie aan en registreert deze in Officebooking.
- De klant voegt het nieuwe domein toe aan de Officebooking Company Settings.
- De klant informeert Officebooking zodra de migratie is uitgevoerd.
- Officebooking wijzigt alle gebruikersnamen en e-mailadressen van het oude domein naar het nieuwe domein.
- Officebooking informeert de klant wanneer dit is afgerond.
- Vervolgens start de klant met de interne domeinmigratie naar de nieuwe O365-tenant.
Taken na de migratie
Zodra de migratie is voltooid, verzoeken wij je om ons een e-mail te sturen. Vervolgens zullen wij:
- Alle integraties opnieuw inschakelen.
- Controleren of alles correct functioneert en eventuele problemen oplossen.
Kosten voor migratie ondersteuning
- Tijdens kantooruren: vanaf €600,00
- Buiten kantooruren: vanaf €800,00
Deze prijzen zijn afhankelijk van de grootte van jouw organisatie, de complexiteit van de migratie en andere factoren. Wij zullen hiervoor een offerte opstellen.
Heb je vragen of heb je ondersteuning nodig tijdens het migratieproces? Neem dan gerust contact met ons op via support@officebooking.com. Wij helpen je graag om deze overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.