Office 365 – Synchronisatie van vergaderruimtes en gebruikersgegevens (via Graph)

Het Officebooking-platform maakt het eenvoudig om de middelen van jouw organisatie beschikbaar te stellen voor reserveringen door gebruikers of medewerkers. Het biedt verschillende interactiemogelijkheden, zoals een webapplicatie, mobiele app en interactieve signage-oplossingen, zodat gebruikers in elke fase van hun ervaring optimaal worden ondersteund.

Deze stapsgewijze handleiding helpt je bij het integreren van uw Officebooking-platform met Microsoft Office 365 via Microsoft Graph-synchronisatie.

Let op: Azure Active Directory heet tegenwoordig Microsoft Entra ID. Alle verwijzingen naar Active Directory in deze handleiding dienen te worden geïnterpreteerd als Entra ID.

Na een succesvolle integratie worden alleen nieuwe reserveringen die zijn aangemaakt nadat de integratie is geactiveerd, gesynchroniseerd. Bestaande reserveringen, inclusief terugkerende reserveringen die eerder in een resourcekalender zijn aangemaakt, worden niet gesynchroniseerd.

Als je bestaande reserveringen uit het verleden wilt synchroniseren, neem dan contact op met Officebooking Support voor hulp bij het importeren van oudere reserveringen.

Nieuwe reserveringen die worden aangemaakt via Outlook Agenda, de Outlook Add-in of binnen het Officebooking-platform (ongeacht de gebruikte app), worden direct gesynchroniseerd met Office 365.

Voor terugkerende reserveringen wordt eerst de eerste afspraak uit de reeks aangemaakt. Alle daaropvolgende afspraken worden gedurende de nacht verwerkt en aangemaakt.

Deze handleiding gaat ervan uit dat iemand binnen jouw organisatie (of Officebooking Support) al een beheerdersaccount voor je heeft aangemaakt. Met dit account krijg je toegang tot het OfficeAdmin-portaal.

Vervolgens heb je beheerdersrechten nodig binnen de Entra ID-omgeving (voorheen Azure AD) van jouw organisatie. Zodra je toegang hebt tot beide omgevingen, kan je beginnen met het implementeren van de integratie.

Volg onderstaande instructies:

1. Meld je aan bij het Azure-portaal: Microsoft Azure
2. Selecteer in het linker navigatiemenu Microsoft Entra ID.
3. Kies vervolgens App registrations > New registration
4. Geef de registratie een duidelijke naam, bijvoorbeeld Officebooking App.
5. Kies als accounttype: Accounts in this organizational directory only.
6. Kies bij Redirect URI als type Web.
7. Vul als Redirect URI in: https://[tenant].officebooking.net/api/microsoft_graph/notifications/notification_url
8. Klik op Register.

De tenantnaam is afhankelijk van jouw abonnement(en) en contract. Neem contact op met Officebooking Support voor informatie over jouw tenantnaam of tenant-ID.

Voor algemene informatie over het registreren van applicaties binnen het Microsoft Identity Platform kan je de volgende website raadplegen: Register an application with the Microsoft identity platform – Microsoft Graph

Na registratie van de applicatie word je doorgestuurd naar een pagina waarop je de volgende waarden kunt vinden:

• Application (client) ID
• Directory (tenant) ID

Bewaar deze gegevens zorgvuldig; je hebt ze later nodig.

1. Selecteer Certificates & secrets in het menu Manage.
2. Klik op New client secret.
3. Vul een omschrijving in bij Description.
4. Kies een verloopdatum bij Expires.
5. Klik op Add.
6. Na het toevoegen word je doorgestuurd naar een pagina waarop de waarde (Value) van het client secret wordt weergegeven.
7. Sla deze waarde op in jouw favoriete wachtwoordbeheerder. De waarde wordt later verborgen en is dan niet meer zichtbaar.

Deze waarde heb je later nodig voor de koppeling van Officebooking binnen OfficeAdmin.

1. Selecteer API permissions in het linker menu.
2. Klik op Add a permission.
3. Kies Microsoft Graph als API.
4. Selecteer vervolgens Application permissions (niet Delegated permissions).

Hier heb je twee mogelijkheden:

Gebruik deze optie wanneer je geen vergaderruimtekalenders wilt synchroniseren.

1. Open het tabblad User.
2. Selecteer User.Read.All.
3. Klik op Add permissions.

Deze synchronisatie zorgt er ook voor dat gebruikers die uit dienst gaan automatisch worden gedeactiveerd in Officebooking en geen toegang meer hebben.

1. Open het tabblad User.
2. Selecteer User.Read.All.
3. Open vervolgens het tabblad Calendars.
4. Selecteer Calendars.ReadWrite.
5. Klik op Add permissions.

Beheerdersgoedkeuring verlenen

1. Klik op Grant admin consent for [uw bedrijfsnaam].
2. Doorloop de stappen om beheerderstoestemming te verlenen.
3. Controleer of bij alle machtigingen de status wordt weergegeven als: Granted for [uw bedrijfsnaam]

Stap 6: De API-toegangsgegevens toevoegen in OfficeAdmin

Om de synchronisatie te activeren moeten de API-gegevens worden toegevoegd aan het OfficeAdmin-portaal.

1. Log in op OfficeAdmin.
2. Ga naar Instellingen en vervolgens naar Integraties.
3. Kies de optie Office365.
4. Vul de eerder opgeslagen gegevens in:
   • Domain: uw Office365-bedrijfsdomein, bijvoorbeeld tijdx.nl (zonder www)
   • Tenant ID: directory (Tenant) ID
   • Client ID: application (Client) ID
   • Client Key: de waarde van het Client Secret (niet het Secret ID)
5.  Klik op + om de integratie toe te voegen.
6. De integratie wordt direct opgeslagen.

Synchroniseer je alleen gebruikers via Graph? Dan ben je klaar en kan je de volgende stappen overslaan.

(Deze stap is alleen nodig wanneer ook vergaderruimtes worden gesynchroniseerd.)

1. Ga naar Assets in het linker menu van OfficeAdmin.
2. Zoek de vergaderruimte die u wilt koppelen.
3. Filter eventueel op de categorie Vergaderruimte.
4. Klik op de naam van de asset en kies Wijzig.
5. Vul het Exchange-e-mailadres van de vergaderruimte in.
6. Klik op Asset opslaan.
7. Open vervolgens opnieuw Wijzig.
8. Klik op Subscribe naast het ingevulde Exchange-adres.
9. Wanneer het adres correct is ingevoerd, verandert de status naar: Subscribed to graph
10. Klik opnieuw op Asset opslaan om de koppeling af te ronden.

Standaard toont Exchange in de resourcekalender de naam van de organisator als titel van een vergadering.

Wanneer je liever de oorspronkelijke vergadertitel wilt tonen in zowel de resourcekalender als Officebooking, kan je deze instelling via PowerShell activeren.

Controleer eerst of de gebruiker waarmee je test:

• bestaat binnen jouw Exchange-omgeving;
• bestaat binnen Officebooking;
• in beide systemen hetzelfde e-mailadres gebruikt.

Dit is noodzakelijk voor een correcte synchronisatie.

1. Maak een vergadering aan in Outlook Agenda.
2. Nodig de vergaderruimte uit als deelnemer.
3. Controleer of de reservering door Outlook is bevestigd.
4. Na ongeveer één minuut zou de reservering zichtbaar moeten zijn in Officebooking.
5. Open OfficeAdmin.
6. Ga naar Reserveringen.
7. Selecteer bovenaan het tabblad Lijst.
8. Kies de datum van de testreservering.
9. Controleer of alle gegevens correct zijn overgenomen.

1. Log in op de Officebooking-app (bijvoorbeeld via login.officebooking.net).
2. Zoek de asset waarvoor u een testreservering wilt maken.
3. Maak de reservering aan.
4. Controleer of de reservering zichtbaar is onder Mijn reserveringen.
5. Log vervolgens in op Exchange/Outlook met dezelfde gebruiker.
6. Controleer of de reservering voor de vergaderruimte is toegevoegd aan de agenda.

Let op: Houd er rekening mee dat er een korte synchronisatietijd van toepassing is voordat de reservering zichtbaar wordt.