Hoe maak ik een herhalende reservering namens een medewerker?

Het maken van een terugkerende reservering is momenteel mogelijk via de web app voor alle gebruikers en via OfficeAdmin voor locatiemanagers en beheerders.

Een herhalende reservering maken

1. Navigeer in OfficeAdmin naar ‘Reserveringen’.
2. maak je een nieuwe reservering in de planner- of lijstweergave.
3. Er opent een pop- up waar je de reserveringsgegevens kunt invoeren.
4. Selecteer de gebruiker voor wie je de reservering wil maken. Er zal een email met de reserveringsinformatie naar die gebruiker worden verstuurd. Vul de overige gegevens in zoals gewenst.
5. Om de reservering te herhalen selecteer je het vinkje achter ‘herhalende reservering’.
6. Nu verschijnt er een venster waar in je kunt aangeven of je de reservering dagelijks of wekelijks wil laten herhalen. Bij de optie ‘Week’ selecteer je vervolgens de dagen waarop je de reservering wil laten herhalen (let op de openingstijden van de locatie).
7. Kies vervolgens een einddatum voor de volledige reserveringsreeks.
8. Klik op ‘Opslaan’.

Na het maken van de herhalende reservering ontvang je altijd een gecombineerde bevestigingsmail met alle reserveringen uit de reeks, in één e-mail. Mocht er iets mis zijn met de reeks of een individuele reservering uit de reeks, dan zal dit in deze bevestigingsmail worden weergegeven.

Herhalende reserveringen annuleren of wijzigen

Zoek de reservering in het reserveringsoverzicht en selecteer de reservering die je wilt wijzigen of annuleren. Selecteer ‘wijzigen’. Wil je de wijziging of annulering toepassen op de volledige reeks? Schakel dan ‘Update all occurrences’ in voordat je de wijziging opslaat of de reservering annuleert. Als je deze optie niet inschakelt, wordt alleen de geselecteerde reservering gewijzigd of geannuleerd.

Regels voor een herhalende reservering

Hou rekening met de volgende punten als je een herhalende reservering maakt.

• Zowel de datum van de reservering als de einddatum van de reserveringsreeks mogen niet op een dag vallen waarop de locatie gesloten is. Ontvang je als beheerder hierover een foutmelding? Controleer dan de openingstijden via ‘Locations’ > ‘Edit’ > ‘Opening Hours’.
• Het is niet mogelijk om een reservering te maken op een moment waarop er al een andere reservering staat. Hierdoor kan een reservering uit de reeks na het opslaan ontbreken als het betreffende tijdstip al bezet is.

Naast deze standaardregels kunnen bedrijfsinstellingen en instellingen van gebruikersgroepen invloed hebben op terugkerende reserveringen:

• In Company settings moet ‘Enable recurring reservations’ zijn ingeschakeld om gebruikers en superusers herhalende reserveringen te laten maken. Locatiemanagers en Admins kunnen altijd terugkerende reserveringen maken.
• Reserveringslimieten, zoals het maximale aantal reserveringen per week, gelden ook voor herhalende reserveringen en kunnen conflicten veroorzaken.
• Wanneer je voor een andere gebruiker reserveert, blijven de beperkingen van die gebruiker van toepassing. Kan een reservering niet worden gemaakt? Controleer dan de gebruikersgroep van de gebruiker en de bijbehorende beperkingen.

Lees hier eventueel meer over bedrijfs beleidsinstellingen.

Problemen met het maken van de reservering

Gaat er iets mis met de reeks of met een individuele reservering? Controleer dan eerst de bovenstaande regels en instellingen. Kun je het probleem niet zelf oplossen? Neem dan contact op met Officebooking Support via support@officebooking.net.