Standaard staan alle gebruikers in het systeem in de groep ‘Iedereen’. Wil je een regel instellen die voor alle gebruikers gelden dan doe je dit bij deze gebruikersgroep. Zijn er toch uitzonderingen voor een specifieke groep gebruikers of wil je je gebruikers onderverdelen in bijvoorbeeld afdelingen, dan kun je een extra gebruikersgroep toevoegen.
Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat iedereen standaard 3 reserveringen per week mag maken, maar dat er een extra groep gebruikers is (bijvoorbeeld het bestuur of HR) dat 5 reserveringen per week mag maken. Zo stel je een uitzondering in voor deze specifieke groep. Ook is het met gebruikersgroepen mogelijk je medewerkers onder te verdelen in afdelingen of groepen per verdieping en deze groepen weer te koppelen aan een groep werkplekken/ruimtes die enkel voor hen te reserveren is.
Gebruikersgroep toevoegen
- Navigeer naar ‘Gebruikersgroepen’ in het menu.
- Klik op ‘+ Toevoegen’ om een nieuwe gebruikersgroep toe te voegen.
- Lees hieronder wat de verschillende velden precies inhouden en vul vervolgens de gegevens in. Alle velden met een sterretje zijn verplicht.
Naam*: geef je gebruikersgroep een naam.
Beschrijving: geef je gebruikersgroep een extra toelichting.
Gebruikers toevoegen: selecteer het veld waarin staat ‘Select a user’ en je krijgt een lijst met alle bestaande gebruikers uit het systeem. Als je op een naam klikt wordt deze toegevoegd in het veld. Wil je nog een gebruiker toevoegen dan klik je binnen het veld, onder de eerst toegevoegde naam en de lijst verschijnt opnieuw. In dit veld heb je ook de mogelijkheid om snel een gebruiker te vinden door zijn/haar naam in te typen.
Labels: geef je gebruikersgroep eventueel een label.
Bepaal je locatie toegang
Company only: De optie ‘Company only’ zorgt dat gebruikers van een groep standaard alle eigen organisatieslocaties mogen gebruiken. Dit is de default optie.
All open locations: In het Officebooking systeem kunnen ook publiek toegankelijke locaties, zogenaamde ‘Open locations’ staan. Dit zijn bijvoorbeeld flexkantoren of co-working spaces. Met het selecteren van de optie ‘All open locations’, krijgen de gebruikers van de groep toegang. Als het commerciële aanbieders betreft, kan voor het gebruik een vergoeding worden gevraagd. De prijzen en eventuele voorwaarden zijn per locatie op het platform beschikbaar. Zo kun je wel heel gemakkelijk je medewerkers toegang verlenen tot verschillende aanbieders van flexplekken.
By location group*: Met de optie ‘By location group’ kun je zelf groepen van locaties samenstellen.
Stel regels in voor deze gebruikersgroep
Maximaal aantal dagen in de toekomst reserveren: geef aan hoeveel dagen er vooruit gereserveerd mag worden. Lees meer in dit artikel.
Maximaal aantal uren per reservering: geef aan uit hoeveel uur een reservering mag bestaan.
Maximaal aantal reserveringen per week: geef aan hoeveel reserveringen een gebruiker per week mag maken. Lees meer in dit artikel.
Maximaal aantal gelijktijdige reserveringen: geef aan hoeveel gelijktijdige reserveringen een gebruiker mag maken. Lees meer in dit artikel.
Alleen inchecken op je eigen reservering of de reservering waarvoor je bent uitgenodigd: wanneer deze instelling is geactiveerd is het niet meer mogelijk om in te checken zonder vooraf een reservering te maken of in te checken op een reservering van een andere gebruiker. Lees meer in dit artikel.