In dit artikel zullen we je begeleiden bij het proces van het maken van een VIP-vergadering in Office Admin.
- Zoek de reserveringssectie: Aan de linkerkant van het dashboard vind je een menu. Zoek naar het tabblad “Reserveringen” en klik erop. Dit brengt je naar de reserveringssectie, waar je bestaande reserveringen kunt beheren en nieuwe kunt maken.
- Maak een nieuwe reservering: In de reserveringssectie vind je een planner- of kalenderweergave. Zoek de gewenste datum en tijd voor de VIP-vergadering en sleep een tijdsblok naar het gewenste bureau of de gewenste ruimte. Terwijl je sleept, verschijnt er een grijs blok op het geselecteerde tijdsblok, wat een mogelijke reservering aangeeft.
- Voer reserveringsgegevens in: Nadat je het tijdsblok hebt geselecteerd, verschijnt er een pop-upvenster waarin je wordt gevraagd om de reserveringsgegevens in te voeren. Vul de vereiste velden in, zoals de vergadertitel, duur en eventuele aanvullende opmerkingen die relevant zijn voor de reservering.
- Selecteer de werknemer: Binnen het pop-upvenster met reserveringsgegevens is er een optie om de werknemer te selecteren voor wie je de VIP-vergadering maakt. Kies de relevante werknemer uit de lijst. Deze stap zorgt ervoor dat de reservering wordt gekoppeld aan het profiel van de werknemer en op hun schema wordt weergegeven.
- Selecteer “VIP-reservering”: Om de vergadering als een VIP-evenement aan te duiden, selecteer je de optie “VIP-reservering”. Deze stap onderscheidt de vergadering als een speciaal evenement, dat mogelijk gepaard gaat met extra privileges of overwegingen.
- Controleer en bevestig: Neem even de tijd om de reserveringsgegevens te controleren en ervoor te zorgen dat alle verstrekte informatie nauwkeurig en volledig is. Controleer de datum, tijd, locatie en andere relevante informatie. Klik vervolgens op de bevestigingsknop om verder te gaan.
- Sla de reservering op: Selecteer ten slotte de knop “Reservering opslaan” om het proces te voltooien. Door de reservering op te slaan, wordt deze officieel geregistreerd in het systeem en wordt het geselecteerde tijdsblok en de locatie gereserveerd voor de VIP-vergadering.
- Bevestigingsmail: Na het bevestigen van de reservering genereert het systeem automatisch een bevestigingsmail. Deze e-mail wordt verzonden naar de deelnemers en bevat de noodzakelijke details over de VIP-vergadering. Ze ontvangen informatie over de datum, tijd, locatie en eventuele specifieke instructies of vereisten.
Als je wilt weten wat de verschillen zijn tussen een gewone vergadering en een VIP-vergadering, klik dan hier.