Hoe maak ik een herhalende reservering voor een medewerker?

Het maken van een herhalende reservering is op dit moment mogelijk vanuit de web app en voor Locatiemanagers of Admins vanuit officeAdmin. In de toekomst wordt het ook mogelijk om vanuit de mobiele app een herhalende reservering te maken.

Regels voor een herhalende reservering

Een herhalende reservering wordt binnen een reguliere reservering gemaakt. Echter zijn er wel een aantal punten waar je bij het aanmaken van een herhalende reservering extra goed op moet letten:

• De einddatum van de reeks van reserveringen mag standaard niet verder dan 180 dagen in de toekomst liggen. Deze 180 dagen tellen vanaf het moment waarop je de reservering maakt. Het is dus niet mogelijk om een reeks in te plannen met de begindatum in januari 2022 en einddatum in maart 2022, want de einddatum is verder dan 180 dagen in de toekomst vanaf nu.
• De datum van de reservering zelf en de einddatum van de reserveringsreeks mag niet vallen op een dag waarop de locatie gesloten is. Mocht je deze foutmelding krijgen, controleer dan wat de openingstijden zijn.
• Het is niet mogelijk om een reservering te maken op een moment dat er al een reservering is gemaakt. Het kan dus voorkomen dat een van de reserveringen binnen jouw reserveringsreeks (na het opslaan) niet gemaakt kan worden, omdat de ruimte of werkplek al gereserveerd is.

Let op: naast deze standaard regels is het mogelijk dat er voor jou op organisatieniveau of gebruikersniveau specifieke afspraken zijn ingesteld. Bijvoorbeeld het maximaal aantal dagen vooruit te reserveren of het maximaal aantal reserveringen per week. Deze instellingen gelden ook bij het maken van een herhalende reservering en kunnen om die reden conflicteren.

Lukt het niet om een reservering te maken voor een specifieke gebruiker? Controleer dan altijd in welke gebruikersgroep deze gebruiker zit en welke restricties er voor deze groep zijn ingesteld.

Lees hier eventueel meer over de restricties/beleidsinstellingen.

Herhalende reservering maken

1. Navigeer naar ‘Reserveringen’ in het linker menu.
2. In de planner maak je een nieuwe reservering door een tijdslot te slepen bij de gewenste werkplek/ruimte. Bij het slepen ontstaat er een grijs blokje op het tijdslot van de reservering.
3. Daarna opent er een pop- up waar je de reserveringsgegevens kunt invoeren.
4. Selecteer de gebruiker voor wie je de reservering wil maken. Er zal een email met de reserveringsinformatie naar die gebruiker worden verstuurd.
5. Vul de overige gegevens in zoals gewenst. Dit werkt hetzelfde als bij de web app.
6. Om de reservering te laten herhalen selecteer je het vinkje achter ‘Recursieve reservering’.
7. Nu verschijnt er een venster waar in je kunt aangeven of je de reservering dagelijks of wekelijks wil laten herhalen. Bij de optie ‘Week’ selecteer je vervolgens de dagen waarop je de reservering wil laten herhalen (let op de openingstijden van de locatie).
8. Kies vervolgens een einddatum voor de volledige reserveringsreeks.
9. Controleer de reserveringsdetails en selecteer hierna de ‘Opslaan’ knop om je herhalende reservering op te slaan.

Ook in de lijstweergave van het ‘Reserveringen’ scherm is het mogelijk een reservering te maken via de ‘+ Nieuwe Reservering’ knop. Volg vervolgens dezelfde stappen in de reserveringspop-up. Na opslaan verschijnt de reservering in de lijst.

Bevestigingsmail ontvangen

Na het maken van de herhalende reservering ontvang je altijd een gecombineerde bevestigingsmail met alle reserveringen uit de reeks, in één e-mail. Mocht er iets mis zijn met de reeks of een individuele reservering uit de reeks, dan zal dit in deze bevestigingsmail worden weergegeven.

Herhalende reserveringen annuleren

Je kunt een herhalende reservering per individuele reservering of als reeks, in één keer, annuleren.

Lees hier hoe je een gemaakte reservering annuleert.

Problemen met het maken van de reservering

Is er toch iets mis gegaan met de reeks of een individuele reservering, probeer het dan opnieuw met bovenstaande regels in acht genomen. Lukt het niet de reservering zelf succesvol te wijzigen, neem dan contact op met het support team van jouw organisatie.