Officebooking is een cloudgebaseerd platform dat gegevens zoals reserveringen opslaat in een databasebeheersysteem. Dit maakt veel functionaliteiten mogelijk, zoals het zoeken naar beschikbare reserveringen en het beheren van aanvullende diensten zoals catering of bezoekersregistratie.

Voor het synchroniseren van afspraken uit Exchange Online maakt Officebooking gebruik van de Microsoft Graph API. Dit is een RESTful-interface van Microsoft waarmee integraties zich kunnen abonneren op specifieke mailboxen (agenda’s van vergaderruimtes) om reserveringsinformatie op te halen.

Zodra Officebooking is geabonneerd op een mailbox van een vergaderruimte, ontvangt het platform meldingen wanneer een reservering wordt aangemaakt, gewijzigd, geannuleerd of verwijderd. Op basis van deze meldingen controleert Officebooking de agenda van de ruimte en haalt het de reserveringsgegevens op.

Wanneer een nieuwe reservering in Officebooking wordt aangemaakt, wordt direct een afspraak toegevoegd aan de Outlook-agenda van de vergaderruimte. Wijzigingen of annuleringen worden op vergelijkbare wijze verwerkt.

Elke nacht voert Officebooking een synchronisatie uit om gegevens tussen de mailbox van de vergaderruimte en Officebooking te synchroniseren. Hierbij worden terugkerende vergaderingen aangemaakt en wijzigingen aan bestaande reserveringen verwerkt.

Wanneer de service een annulering detecteert die niet automatisch verwerkt kan worden, wordt een annuleringsverzoek aangemaakt. Dit verzoek vind je terug op het tabblad ‘Annuleringsverzoeken’ op de reserveringspagina.

Officebooking ondersteunt twee manieren om deze annuleringsverzoeken te verwerken:

• Alle annuleringen automatisch verwerken

• Annuleringen handmatig verwerken

Deze instelling kan je beheren in OfficeAdmin onder het tabblad ‘Integraties’.

Wanneer de instelling ‘Annulering’ is ingeschakeld, worden alle annuleringen vanuit Outlook automatisch verwerkt. Wanneer deze optie is uitgeschakeld, moeten alle annuleringsverzoeken handmatig worden goedgekeurd.

Door structurele verschillen in de opslag en verwerking van vergaderingen tussen Exchange Online en Officebooking kunnen er verschillen ontstaan tussen agenda’s.

Wij hebben verschillende hulpmiddelen geïmplementeerd waarmee je deze verschillen kan controleren en de oorzaak ervan zelfstandig kunt analyseren.

In het reserveringsoverzicht binnen OfficeAdmin tonen wij de ‘planner’. Dit is een dagoverzicht van alle reserveringen voor een specifieke locatie.

Wanneer u ‘Office 365’ selecteert, toont de planner alle vergaderingen rechtstreeks vanuit de Outlook-agenda van de vergaderruimte. Deze vergaderingen worden weergegeven in blauw.

Door te schakelen tussen beide weergaven kunt u eenvoudig controleren of er verschillen bestaan die mogelijk verklaren waarom gegevens ni

et correct worden weergegeven.

De lijstweergave maakt het mogelijk om te zoeken naar een specifieke reservering door te filteren op datum of vrije tekst.

Door het reserveringsnummer te selecteren kan je de details van de reservering bekijken.

Het tabblad ‘Annuleringsverzoeken’ toont een overzicht van alle reserveringen die op het punt stonden geannuleerd te worden binnen Officebooking.

Door op de knop ‘Annuleer’ te klikken, wordt de reservering daadwerkelijk geannuleerd.

De externe status ‘100’ geeft aan dat het om een annuleringsverzoek gaat.

Via de knop ‘Get Status Info’ kan je de oorspronkelijke reserveringsinformatie uit Outlook opvragen.

Onder ‘Instellingen’ vind je de knop ‘Company Log’.

Hier kan je zoeken en filteren op alle O365-gerelateerde gebeurtenissen, zoals:

• annuleringen

• aanmaak van reserveringen

• synchronisatieacties

Je kan filteren op:

• een specifieke datum

• een e-mailadres

De gegevens bevatten de oorspronkelijke reserveringsinformatie uit Outlook.